עובדים בכל הרמות אולי יצטרכו לכתוב תזכירים להודעות (המכונים גם תזכירים) כחלק מעבודתם. כתיבת תזכירים אפקטיביים משקפת באופן חיובי על האדם שכתב אותם, שכן הוא סימן של מיומנויות תקשורת טובות. הודעות תזכורות לתת חדשות חיוביות ושליליות לעובדים ברחבי הארגון. קידום והודעות לפתיחת משרות מתקבלות לעתים קרובות בהתרגשות, בעוד ששינויים במדיניות וקיצוצים חוזרים עלולים לגרום לחרדה ולמתח. יצירת הודעה מוצקה מסייעת להעביר מסרים בצורה ברורה ובצורה חיובית.
זהה את הודעת המפתח שאתה מנסה להעביר. שקול אם החדשות יתקבלו בברכה או לא, ולהשתמש במידע זה כדי להחליט כיצד הטובה ביותר למסגר את המסר הנמסר. הודעות שליליות יזדקקו למידע נוסף על הסיבה לכך שמשהו נעשה, בעוד שמסרים חיוביים יכולים להתמקד בחדשות המגיעות מבלי להוסיף מידע רקע מפורט בנוגע לאירוע שהתרחש.
למד כיצד ארבעה מרכיבים בסיסיים של תזכיר. תזכירים הטובים ביותר מקל על הפורמט המקובל מוכר בכתב העסק. בעשותם כך, כותבי תזכירים נותרים נייטרליים בהכרזות שלהם ואינם נראים מוטים. תזכירים מכילים ארבעה מקטעי מפתח: כותרת, פתיחה, גוף ומסקנה.
צור את הכותרת שלך. הכותרות כוללות ארבעה קטעים עיקריים: מ, תאריך, נושא. השדה "אל:" כולל רשימה של נמענים ותארים. השדה "מאת:" כולל את השם והכותרת של האדם שממנו מופיע התזכיר. השדה "תאריך:" הוא השכיח ביותר שבו מועבר התזכיר, לעומת התאריך שבו הוא מנוסח או נוצר. השדה "נושא:" מציין לנמענים את מטרת התזכיר. שדות אלה דומים לשדות הנפוצים בדוא"ל, והם צריכים להופיע כל אחד מהם כדלקמן:
מ: תאריך: נושא:
כתוב את הפתיחה של התזכיר. סעיף הפתיחה מתמקד במטרת התקשורת. כולל כל מידע רקע הדרוש כדי לסייע לנמענים להבין את ההודעה המתבצעת.
כתוב את גוף התזכיר. הגוף כולל כל מידע מפורט כי הנמענים צריכים לדעת. קידומי מכירות עשויים לכלול מידע על התפקיד החדש של העובד ועל אחריותו, כמו גם כאשר הם ייקח על עצמו את התפקיד החדש. שינויי מדיניות צריכים לכלול מידע על המועד שבו המדיניות החדשה תיכנס לתוקף וכיצד היא תשפיע על העובדים.
כתוב את המסקנה של התזכיר. מסקנה טובה מספרת לעובדים מה הם צריכים לעשות כדי להתכונן לשינויים.
קח קצת זמן מן התזכיר ולאחר מכן לחזור אליו כדי לערוך בעיניים טריות. תזכירים בכתב אינם נקיים משגיאות דקדוקיות ומספקים הודעות ברורות.
