מערכות תיוק למשרד

איך אתה בוחר לארגן את הקבצים במשרד שלך יש השפעה חשובה על יעילות ופרודוקטיביות. מערכת תיוק צריכה להתבסס על האופן שבו קבצים משמשים במשרד, אילו תכונות של הקובץ הם המכונה לעתים קרובות וכיצד קבצים נדרשים מילולית. מענה לשאלות אלו יעזור לך לקבוע את המערכת הטובה ביותר לארגון הקבצים שלך.

פריטים שתצטרך

• ארון תיוק

• תיקיות קבצים

• תוויות קבצים

קבע אם תארגן קבצים לפי סדר אלפביתי לפי נושא, באופן מספרי באמצעות מערכת מספור קבועה מראש או בסדר כרונולוגי לפי תאריך יצירה או תאריך יעד. יצירת קבצים זמניים וקבועים. קבצים זמניים הם כעת קבצים פעילים שיש להם תאריך סיום שהוקצה בזמן זה הקובץ יכול להיות נהרס או להציב עם קבצים בארכיון. דוגמאות של קבצים זמניים כוללים פרויקטים שוטפים, פריטים פעולה וחומרים שיש לקרוא. קבצים קבועים הם אלה לא לגשת לעתים קרובות, אבל צריך להישמר בארכיון לעיון בעתיד.

רשום את כותרות התגים וההגדרות שלך במסמך שניתן להפנות אליו. לדוגמה, אם אתה משתמש במערכת תיוק מספריים, רשום את הנושא כל מספר מתאים ורשימה דוגמאות של מסמכים שיכללו בתוך נושא זה. זה עוזר לשמור על עקביות בעת הגשת מסמכים.

יצירת ערימות למסמכים זמניים, מסמכים קבועים ואשפה. מיין מסמכים לפני הכללתם במערכת תיוק. אל תגיש את מה שאין צורך לשמור.

בחר מיקום לאחסון קבצים. אתה יכול להחליט כי קבצים פעילים זמניים צריך להיות מוגש במגירת השולחן שלך שבו הם נגישים בקלות. קבצים משותפים בין הצוות צריך להיות במיקום מרכזי במשרד. אם אתה עובד עם קבצים שצריכים להיות מוגנים, כגון קבצים המכילים מידע אישי של לקוחות, השתמש בארון תיק הנעילה וקבע למי במשרד תהיה גישה.

צור את הקבצים שלך. תייג קבצים עם המערכת האלפביתית, המספרת או הכרונולוגית שלך. זכור כי בזמן שאתה רוצה להיות ספציפי עם כותרות התווית שלך, אתה גם רוצה את כותרות להיות רחב מספיק כדי להקיף כמה סוגים של מסמכים. לדוגמה, במקום תיוג של קובץ עם שם פגישה ספציפי, צור קובץ לפגישות שנכללו בשנה, ואחסן בו את כל המסמכים הרלוונטיים. זה מונע ממך ליצור קבצים רבים בהם רק אחד או שני מסמכים אי פעם להיות מאוחסן.

טיפים

• זכור פשוט תמיד טוב יותר. נסו להימנע ממערכות תיוק מורכבות שיהיה קשה לכם ולצוות לזכור. השתמש קובץ tickler עבור משימות ספציפיות תאריך כגון תשלום על חשבונית או חשבונית. ארגן את הקובץ tickler שלך על ידי חודש או יום, בהתאם למשימות ולטהר את הקובץ כמו משימות הושלמו על ידי או לזרוק מסמכים משם או להעביר אותם לקובץ קבוע.