מערכת תיוק מתוחזקת היטב מאפשרת מידע חיוני כדי לגשת במהירות חוסך כסף החברה על ידי חסכון בזמן. עסקים, בתי ספר, סוכנויות ממשלתיות ואפילו אנשים רגילים להשתמש במערכות תיוק כדי לשמור על העסק שלהם מאורגן. בחר בין ארבעה סוגים שונים של מערכות תיוק עבור המשרד שלך. כל אחד מהם מציע את היתרונות והחסרונות שלו.
מערכת תיוק אלפבית
במערכת האלפבית, מסדרים רשומות לפי שם - או שם האדם, החברה או הנושא - בהתאם למכתבי האלפבית. השתמש במערכת זו על ידי שתי שיטות שונות. מערכת תיוק אקטואלית אקטואלית, המכונה גם מערכת מילון, קבצים רשומות בודדות בסדר אלפביתי. מערכות תיוק אלה פועלות היטב בעת אחסון מספר קטן של רשומות, פחות מ -5,000 קבצים, על פי חברת Ancom, חברת תיוק.
מערכת זו מוכיחה להיות בעייתי כאשר יש לך הרבה לקוחות או לקוחות חולקים את אותו שם. השתמש במערכת גיאוגרפית - המכונה גם אנציקלופדיה או מערכת מסווגת - כדי לארגן כמויות גדולות יותר של רשומות. במערכת זו, נושאים הקבוצה יחד בקטגוריות רחבות המבוססות על מיקום כגון עיר, מחוז או מדינה. הקטגוריות והקבצים בתוך כל קטגוריה מסודרים לפי סדר אלפביתי.
מערכת תיוק מספרית
בעת שימוש במערכת תיוק מספרי, להקצות מספרים לכל קובץ ולסדר את המספרים בסדר רציף. קבצים עבור אנשים עם אותו שם לא יהיו כותרות כפולות כמו עם המערכת האלפביתית. מערכת זו מציעה גם סודיות קובץ טוב יותר שכן שמות לא מוצגים על הקבצים ולעבוד היטב בעת טיפול בנפח גדול של קבצים. במקום להקצות מספר קבצים, השתמש במערכת הכרונולוגית אשר מעבירה קבצים לפי הסדר.
מסוף ספרות תיוק המערכת
בעת שימוש בתיוג הספרה הסופית, להקצות מספרי קבצים בסדר רציף, אבל קובץ אותם לפי שתי הספרות האחרונות. Ancom נותן את הדוגמאות של מציאת קובץ ממוספר 17234. קודם אתה הולך סעיף 34 של מערכת תיוק, ואז לחפש את האזור 72 של סעיף זה ולבסוף לחפש את הקובץ 1. מערכת זו פועלת היטב בעת שמירה על יותר מ -10,000 קבצים.
מערכת תיוק אלפאנומרי
השתמש הן באותיות והן במספרים כדי לארגן קבצים במערכת תיוק אלפאנומרי. לדוגמה, השתמש בשני אותיות כדי לסמן את המדינה שבה חי הלקוח, ולאחר מכן מספר כדי לציין את מספר החשבון שלו. זה מאפשר קל יותר presorting בעת הצורך לשלוף כמות גדולה של קבצים מאותו מיקום.
