ישנם פעמים כאשר אתה והעובדים שלך צריך כמה דולרים במזומן כדי לשלם עבור הוצאות עסקיות קטנות. ייתכן שיהיה עליך לקנות כמה ציוד משרדי, לשלם עבור עוגה ביום ההולדת של מישהו או פשוט למצוא שינוי קטן עבור מדחן חניה, למשל. רוב העסקים משתמשים במזומן קטן עבור זה, ניטור תשלומים בספר קופה קטנה. יהיה עליך למנות מנהל מזומנים זעיר, בדרך כלל רואה חשבון, מנהל חשבונות או מפקח אחר לפקח על פעולות ולגבות קבלות, במידת הצורך. כל עובד המבקש לבצע רכישה צריך לעבור נציג זה, ולא משאיר את הקופסה קטנה או פח פתוח לכל עובד.
רכישת מחברת קבע - מחברת קטנה בגודל יומן עשויה להיות הטובה ביותר שכן היא יכולה להתאים את הקופה הקטנה. תייג את המחברת עם תאריך ההתחלה, שם החברה ואת פרטי הקשר "אם אבדו, צור קשר". צייר שלושה קווים אנכיים בעמוד הראשון של המחברת. תייג את ארבע העמודות הנובעות תאריך, רכישה, סכום ויתרה. אתה יכול להמשיך את זה לאורך כל המחברת עם פתיחת הספר במזומן קטן או להסתמך על מי מתחיל דף חדש כדי להמשיך את הפורמט.
רשום את יתרת ההתחלה על השורה שלה עם התאריך שנרשם. בעמודה רכישה, תן לה שם את היתרה ההתחלתית. הרכישה הראשונה תירשם בשורה השנייה.
שים את הסכום ההתחלתי של מזומנים זעירים בתיבה או בדיל יחד עם המחברת.
כדי לבצע רכישה, יש את העובד מציע את רואה החשבון או מנהל מה הוא צריך ומדוע. רואה החשבון או המנהל רשאי לקבל או לדחות את הרעיון. אם מקובל, העובד הוא העניק גישה לספר מזומנים זעירים תיבת או פח.
יש העובד להגיש קבלה לאחר שהוא עשה את הרכישה. שמור את כל הקבלות יחד, מהודק על ידי קליפ נייר, בקופה קטנה או ספר. הסר קבלות מדי חודש וקובץ.
הוסף עוד מזומנים לקופת המזומנים הקטנה על ידי משיכה מחשבון החברה. המשגיח הזעיר, כמו רואה חשבון או מנהל, מחליט כמה יש לשמור בקופה קטנה, בדרך כלל מתחת ל -100 דולר.
טיפים
-
שמור את הספר במזומנים קטנוני תיבת או בדיל במקום בטוח, כגון משרד רואה חשבון או של מנהל או חדרון. אל תשאיר אותו באזור משותף, כגון ארוחת צהריים או אזור מפגש. שמור על רכישות מזעריות קטנות, עבור הוצאות כגון דמי משלוח, מטרים או ציוד המפלגה.
אזהרה
אל תקליט רכישות גדולות בספר הקופה הזעיר. אלה צריכים להיות בחשבון את הספר הראשי במזומן.
