כתיבת מכתבי איסוף ללקוחות שאינם משלמים היא משימה בלתי נמנעת של כל בעל עסק. כדי להגדיל את הסיכויים שלך לקבל תשלום מה שאתה חייב, לעצב מדיניות תשלום מפורט מראש של הנפקת אשראי להשתמש טקט ומקצוענות כאשר מנסים לאסוף על חשבונות בשל בעבר.
צור מדיניות תשלומים
לפני שתאפשר ללקוח או ללקוח לדחות תשלום, לשלם על אשראי או לשלם לאחר מסירה של מוצרים או שירותים, צור מדיניות תשלום המפרטת את התנאים שלך. זה אמור לכלול פרטים על כאשר אתה מחשיב תשלום מועד פירעונו, כגון 10 ימים או 30 יום לאחר הוצאת חשבונית. זה צריך לכלול גם פרטים על מה יקרה אם אי תשלום נמשך, כגון הנפקת עונשים ודמי מאוחר, הפסקת שירותים או נקיטת צעדים משפטיים.
כתובת Specifics
עיין בהסכם החוזי שלך עם הלקוח בניסוח מכתב האיסוף שלך. הפנה את ההזמנה, את מספר החשבונית, את תאריך השירות או הרכישה ואת התאריך שבו הגיע התשלום המקורי. אם היו ניסיונות קודמים לאסוף, להזכיר גם אלה, ולתת ללקוח הכולל הכולל קנסות. לדוגמה, "ההזמנה שלך ב -1,000 בקבוקי מים נמסרה ב -1 באוקטובר וחשבונית בסך 250 ש"ח הונפקה בדוא"ל ב -3 באוקטובר, עם תאריך תשלום של 3 בנובמבר. חשבונך הוא כעת 30 יום לאחר מועד התשלום, והחשבון שלך הוערך $ 25 עמלה, מה שהופך את יתרת החוב $ 275, לתשלום מיידי."
להיות סימפטית, אך המשרד
בעוד כמה לקוחות שאינם משלמים עשוי להתחמק החשבונות שלהם, אחרים אולי שכחו את תאריך התשלום שלהם או בעיות רציניות תזרים מזומנים. תן ללקוחות את היתרון של ספק בעת כתיבת מכתבים אוסף כדי למנוע לשים אותם על המגננה. לדוגמה, "אנו מבינים נסיבות בלתי צפויות יכול לקרות ואנחנו מחויבים לעבוד איתך כדי לפתור את העניין הזה." גישה זו לא להעליב את הלקוח, אך מבהיר כי התשלום חייב להיעשות ללא קשר לנסיבות.
צרף מסמכים לאימות
צרף לאוסף המכתבים שלך עותקים של חשבוניות שהונפקו בעבר, התכתבויות קודמות על הנושא, עותק של כל חוזה חתום או הסכם בכתב וקטעים ממדיניות התשלום שלך. אם אתה מוכן לנהל משא ומתן על היתרה או לקחת תשלומים חלקיים, מתאר את התנאים הספציפיים של ההצעה שלך. לספק מספר להתקשר אם ללקוח יש שאלות וכוללות מראש, שילם על עצמי מעטפה עצמית עבור תשלום קל.
השתמש עו"ד
אם ניסיונות חוזרים ונשנים לאסוף על העבר בשל חשבונות לא להוכיח פורה, אתה יכול לבחור להיות עורך דין לשלוח את אוסף האוסף בשמך. עורך הדין שלך עשוי להמליץ על איומים של תביעות קטנות בית המשפט, הפניה לסוכנות אוסף, דיווח אשראי או פעולות משפטיות אחרות. לשקול את עלות תועלת של מה זה ייקח לחוות את המאמצים שלך אוסף מקצועי מקצועי לעומת הסכום שאתה יכול לאסוף מהלקוח שלך. לדוגמה, שימוש בעורך דין כדי לכתוב מכתב אוסף עבור שטר של $ 50 עשוי שלא להיות חסכוני, אך שימוש מקצועי עבור אוסף על חשבון 10,000 $ יהיה כמעט שווה את ההוצאות.
