טעויות מתרחשות. לפעמים התוצאות הן קלות; כמה תאונות, כגון תאונות רכבת או מטוס, נשפך של חומרים כימיים או חומרים אחרים או פיצוצים יכול להיות השלכות דרסטי. בעקבות כל אירוע חמור שכזה, לציבור יש זכות לדעת מה קרה ומה מתרחש כל מה שקרה. מחלקת יחסי הציבור של החברה יכולה לספק לתקשורת הצהרת החזקה ראשונית, המציגה את העובדות הבסיסיות על האירוע, ומאפשרת לאנשים לדעת שאתם מתמודדים עם המצב. ההצהרה חייבת להיות כתובה בקפידה בשפה ברורה ותמציתית.
מינוי אדם לגייס ו / או לספק את הצהרת החזקה לתקשורת. בדרך כלל, עסקים להעסיק צוות יחסי ציבור לטפל בנושאים אלה. עם זאת, עליכם להבין כי ייתכן שהתקשורת צריכה לשמוע ממקבלי ההחלטות בפועל בחברה, כגון הבעלים או המנכ"ל.
התחל את הצהרת ההחזקה שלך על ידי הבעת הדאגה שלך עבור כל הקורבנות ואת אמפתיה למצב.
ציין את העובדות הבסיסיות של האירוע. לפי חברת SAE, הודעת ההצהרה שלך צריכה לענות על השאלות הבסיסיות של מה שקרה, מי היה מעורב, מתי זה קרה, איפה זה קרה ומדוע זה קרה. אל תבהיר או תתעלם מכל הנקודות האלה. אם יש עובדות לא מוכן להיות משותף, אתה יכול בדרך כלל להסביר את הסיבה לכך; למשל, אתה רוצה להודיע למשפחות של קורבנות לפני שחרור השמות שלהם. כמו כן, ניתן לדחות את המקרה באירוע כלשהו, עד להשלמת תוצאות החקירה.
ברוב המקרים של תאונה או תקרית חמורה, החברות אינן פועלות בעצמן, אלא משתפות פעולה עם המגיבים הראשונים וארגונים אחרים, בדרך כלל הקשורים לממשלה. אזכור של סוכנויות אלה וסוג המעורבות הוא חדשות חשובות, וגם מסייע להקל על הפחדים בכלל - רוב האנשים נרגעים בידיעה כי סוכנויות חירום בתגובה מעורבים כאשר מקרי חירום להתרחש.
ציין קו זמן שבו תטפל שוב בתקשורת וכיצד ניתן ליצור קשר עם הארגון לקבלת מידע נוסף. הסבר אם וכאשר המנהיגות של החברה, כמו המנכ"ל, תהיה זמינה כדי לענות על שאלות ודאגות.
אזהרה
אין ספקולציות או לבדר ספקולציות על מה שאתה לא יודע, ולא להקצות אשמה. בסתיו של 2014, חולה נגוע עם אבולה שוחרר בצורה לא נכונה מבית החולים דאלאס. בהצהרותיה המוקדמות האשמה בית החולים את אחיותיה לשחרור; כאשר שתי אחיות המעורבות בטיפול של המטופל לאחר מכן היו נגועות בעצמן, בית החולים הציע שהן הפרו את הפרוטוקול. בית החולים חזר בו מההאשמות, נוכח מידע נוסף, שטען כי האחיות לא עשו שום דבר רע, ולמעשה הצוות הרפואי היה אחראי על השגיאות, אך המוניטין שלו כבר נפגע קשות.
