חשבונות זכאים הוא חלק קריטי של הרשומות הפיננסיות שלך יכול להיות כפוף להונאה ללא פיוס זהיר ופיקוח. חשבונות חזקים payable נהלי הביקורת יכול להבטיח את דיוק ועיתוי של תשלומי החיוב שלך. את הטוב ביותר חשבונות חשבונות לפקוח נהלים לאפשר תערובת של בדיקות יומי, בקרות פנימיות שגרתיות ונהלי ביקורת חיצוניים.
נהלים שגרתיים
חשבונות חייבים להיות מאוזנים מדי יום כדי לפשר תשלומים רשומות נרשמה. כל סתירה בין הסכום הכולל ששולם לבין סך הכל נרשם יש לבחון ולהשלים מיד. ניהול הפיקוח על כל אדם המעורב בחשבונות לתשלום צריך להיות קפדני צריך לכלול מעקב שוטף של פעילויות. מנהלים צריכים להיות מאומנים כדי לצפות בכל הסימנים של התנהגות בלתי הולמת על ידי צוות חשבונות לתשלום.
יש לחתום על הליכי חתימה המסייעים בקביעת שביל ביקורת. החתימות האלה צריכות לכלול סקירה ניהולית של התאמות יומיומיות, דיווחים על סדרים חודשיים וחתימות אינדיבידואליות עבור עסקאות גדולות, על מנת להבטיח שכל המידע נכון.
בקרות פנימיות
בקרות פנימיות לחשבונות חייבים לכלול דרישות חתימה בהתאם לסכומי התשלום. שקול ליישם כמה שכבות של דרישות חתימה. לדוגמה, אתה יכול לדרוש חתימה של מנהל חשבונות עבור פריטים של יותר מ $ 5,000, חתימת המבצעת עבור פריטים של יותר מ 10,000 $ ודרישה חתימה כפולה לתשלומים של יותר מ 25,000 $. התאם את דרישות החתימה שלך לסכומי ההכנסות שלך ואת הרגישות של העסק שלך להונאה לטובת מקסימום.
קביעת נהלי בקרה שוטפים עבור חשבונות זכאים. כלול בדיקות נקודה על תשלומים בודדים כדי להבטיח דיוק. לדוגמה, בדוק חמישה זכאים בכל יום ובדוק את סכום התשלום ואת פרטי מקבל התשלום וודא שהרשומות החשבונאיות הושלמו כהלכה.
במהלך הליכי סגירה של ספרים בסוף חודש או תקופה פיננסית, כלול נהלי רישום עבור כל חשבונות החשבון לתשלום, כולל סיכומי סיכום והתאמות חשבון. בנוסף, שמור דוח פועל המנטרת את רמות התשלום מעיבוד חשבונות זכאים. אם רמות התשלום יגדלו או יקטנו, החקירה האוטומטית של הסיבות יכולה לגרום לבעיות פוטנציאליות.
ביקורות חיצוניות
רוב הביקורות החיצוניות כוללות חשבונות לתשלום כאזור בדיקה. ביקורות חיצוניות צריך לקחת חשבונות מפורטים לתשלום הרישום ואת עקבות הסיכומים מן הפרטים דרך כל הרשומות החשבונאיות סיכום הכולל צריך לכלול את משיכות הבנק. בחירת פריטים יש לבחור עבור בדיקה מעמיקה. יש ליצור קשר עם הממתינים כדי לאמת את קבלת התשלומים. בנוסף, יש לבדוק את ההתאמות השגרתיות לצורך דיוק ועיבוד לוגי. כל התנגשויות עם פערים גדולים יש לחקור לחלוטין.
ביקורות חיצוניות צריכות לבחון התחייבויות לא רשומות. שקול לבחור את כל החשבוניות מעל סף שצוין ואת הבחירה האקראית של חשבוניות שגרתיות לבדיקה מעמיקה. עיין ברישומי תשלומים, זיכויים בגין החזרות, סחורות שהתקבלו אך לא חשבוניות, וכל החשבונות הספציפיים לחשבונית. ודא שכל החשבונית נרשמת כהלכה בפרק הזמן הנכון. בדוק את החשבון כדי לראות אם הוא נרשם כהתחייבות או אם הוא הוסר כהלכה מהתקופה.
