נהלי בקרת מסמכים הם קריטיים לעיבוד חשבוניות לתשלום. הם יסייעו להבטיח כי אתה כראוי לרשום את כל החשבונות לתשלום החשבונות כדי החשבונאי החשבונאי הכללי ותהליך תשלומים עבור החשבוניות במועד. הליך כתוב לעיבוד חשבונות לתשלום מסייע להקל על טעויות בעיבוד וכדי למנוע חיובים מאוחרים על אי תשלום תשלומים בזמן.
תאריך חותמת החשבונית
על האחראי לפתיחת הדואר היומי יש לחסום את כל החשבונות שישולמו עם תאריך החשבון הנוכחי. תאריך ביול מאפשר לך לעקוב אחר משך הזמן הדרוש כדי לשלם חשבונית בחברה שלך. על פי תאריך החתימה על החשבוניות, יש לציין הבדלים משמעותיים בין תאריך הנפקה של החשבונית לבין התאריך שהתקבל. חשבוניות שנשלחו בדואר אלקטרוני לאחר מספר שבועות, ייתכן ויהיה צורך לדחוף אותן באמצעות תהליך החשבונות לתשלום במהירות, כדי למנוע חיובים מאוחרים.
קוד החשבונית
העובד האחראי על יצירה או ניהול של ההוצאה כותב את הקוד עבור חשבון ספר החשבונות הראשי המתאים בחשבונית ומשווה את החשבונית לתקציב הנותר עבור חשבון הוצאות זה. אם חשבון החשבונות הראשי יעבור את הסכום המתוקצב לאחר שתעבד את החשבונית, על העובד לכלול הסבר לעומס על החשבונית.
קבל אישור חשבונית
מנהלים אחראים לסקור ולאשר את כל החשבונות שישולמו בחשבונות שנמצאים בתחומי השליטה שלהם. המנהל בודק את הקוד על חשבונית הדיוק ואת כל ההסבר של overage התקציב עבור יסודיות. המנהל ואז ראשי התיבות ומייצג את החשבונית, כך שרואה החשבון יודע שהמנהל אישר את החשבונית לתשלום.
הכן את ההמחאה
רואה החשבון בודק את החשבונית כדי להבטיח את האישורים המתאימים והסברים עבור overage כלולים בחשבונית. רואה החשבון גם בודק פעמיים את קידוד על החשבונית ושאלות כל קידוד שנראה בטעות. לאחר שרואה החשבון מרוצה מהאישור והקידוד של החשבונית, הוא מכין המחאה לתשלום.
בדיקות עסקיות צריכות לכלול שני שטפי בדיקה: דמקה של המנפיק ודמקה עבור הנמען. על מדבקת הסימון לכלול את תאריך החשבונית, את מספר החשבונית ואת מספר החשבון העסקי, אם הספק הקצה אחד. דמקה לבדוק את המנפיק עשוי לכלול את ספר החשבונות הכללי קידוד אם תרצה. צור עותק של החשבונית עבור הרשומות שלך והדק את דמקה המחאה של המנפיק לחלק העליון של החשבונית. קובץ העתק חשבונית לתמוך בהוצאות במקרה של ביקורת או למחקר חשבונאות.
