נהלי בקרת מסמכים אינם חייבים להיות מורכבים. למעשה, המורכבות מוסיפה את ההסתברות כי המסמך לא יתייחסו כראוי. עם זאת, ניהול המידע הוא אחד התהליכים החשובים ביותר בכל ארגון. ההסתמכות על התכתבות נתונים אלקטרונית מגבירה את הצורך לעדכן באופן שוטף את בקרת הנתונים ואת נהלי האחסון. אי שמירה על נהלי בקרה נאותים על מסמכים עלולה לגרום לסיכונים פיננסיים עצומים. למרבה המזל, שיפורים טכנולוגיית בקרת מסמכים ויישומי תוכנה יצרו עולם חדש של שיטות עבודה מומלצות.
זיהוי תהליכים קריטיים
הקצה צוות של מנהלים חוצי-תפקידים כדי לזהות את התהליכים הקריטיים ביותר שלך הקשורים לנתונים ולזרימת מידע. עקוב אחר האופן שבו הנתונים (דוא"ל, סקרי לקוחות, טופס IRS וכו ') זורמים מהלקוח שלך לקובצי מסד הנתונים. השווה כל תהליך זרימת נתונים וזיהוי משימות נפוצות או מיותרות. מפה את כל תהליכי המידע, החל דוא"ל לתאימות החברה, באמצעות תרשים זרימה בסיסית.
יצירת נהלים ידניים
נהלים - הן תוכנה והן נייר - חייבים להגדיר כיצד מסמכים מאושרים לפני ואחרי העדכון. הם צריכים גם לפרט כיצד לעדכן ולהחזיר מסמכים. כתובת כיצד המערכת תזהה שינויים, כלומר לפי תאריך הנפקה או שינויי גופן. הקפד לשרטט את התהליך להחלטה על התיישנות המסמך. להבין כיצד למנוע שימוש "מיושן" מסמכים.
ודא פונקציונליות
ודא מסמכים זמינים לאנשים הנכונים כאשר הם זקוקים להם. אם אתה ממיר למערכת וירטואלית, הקפד לתעד בקפידה כיצד יישמר המסמך המקורי, אם בכלל. לבסוף, יש פתרון גיבוי. אם אתה משנה למערכת אוטומטית, השתמש באסטרטגיה של פיילוט. לאחר המרה מלאה, המתן שלושה חודשים לפני השמדת או הגשת מסמכי נייר.
