לא כל עובד חי עד הציפיות. כאשר זה קורה, אתה חייב לכתוב מכתב משמעתי או רשמית לסיים את האדם בכתב. כמה עובדים עשויים ליפול כל כך רחוק הציפיות שלך כי אתה כועס, אבל אתה עדיין חייב לכתוב מכתב משמעתי בטון מקצועי, כי המכתב הוא שיא החברה ואת האופן שלך משקף את החברה. אין לערבב את חוסר המקצועיות של העובד על ידי מתנהג באופן לא מקצועי עצמך.
הקלד את התאריך. דלג על שורה, והקלד את שם העובד ואת כתובת הבית שלה בקווים נפרדים. דלג על שורה נוספת והקלד "Mr. Mr.Ms היקר (שם משפחה)" ואחריו נקודתיים. גם אם אתה על בסיס שם פרטי עם העובד, עליך לעשות מאמץ נוסף כדי להיות מקצועי במצב שבו העובד דורש משמעת. שימוש בשם האחרון גם עוזר לך ליצור מרחק, וזה מועיל כאשר החדשות שליליות.
התחל את המכתב על ידי הסבר לעובד כי הביצועים שלו בעבודה לא חי עד הציפיות, ולאחר מכן פירוט הבעיות עם הביצועים שלו באופן מקצועי וחסר רגש. אם רלוונטי, רשום את התאריכים והשעות של תקריות גדולות כגון איחור או תאונות. עיין בכללים ספציפיים שהעובד הפר.
הסבר מה יקרה הלאה. אם אתה משמע את העובד, הסבר כי זוהי האזהרה הראשונה שלה וכי עבירות שלאחר מכן יזכו אזהרות נוספות עם השלכות חמורות יותר, כגון השעיה או ירי. אם אתה מסיים את העובד, ספק את התאריך האפקטיבי לסיום וכל מידע נוסף שהיא תזדקק לו, כגון כאשר אתה מצפה ממנה לפנות את משרדה.
ספק פרטים ליצירת קשר במקרה יש לו שאלות, וכן המתאר תהליך הערעור אם יש לך אחד. תודה לעובד על שיתוף הפעולה שלו, ואם יש צורך, תגיד לו שאתה מאחל לו טוב בעתיד.
סגור את המכתב על ידי הקלדת "בכבוד רב", ודלג על שלושה קווים. הקלד את שמך. הדפס את המכתב על נייר מכתבים של החברה וחתום את שמך מעל השם שהוקלד.
