הם הלכו בימים שבהם רואי חשבון השתמשו ספרים ספר החשבונות ואת עיפרון חד כדי לרשום רשומות חשבונאות. חשבונאות ממוחשבת הפך נפוץ בחברות רבות, מ 100 חברות Fortune כל הדרך עד עסקים אחד solopreneur.
בשל האינטרנט ואת הזמינות של מערכות מקוונות הן מבוססות אינטרנט, העלות של תוכנת הנהלת חשבונות יש לרדת בדרך למטה, וכמה ספקים אפילו מציעים קנה המידה באינטרנט מערכות הנהלת חשבונות ללא עלות. בעוד שלמערכות אלו עשויות להיות מגבלות מסוימות, כגון אי-יכולת לעקוב אחר המלאי, הן בדרך כלל מספקות פונקציונליות מספקת עבור עסקים קטנים או מבוססי שירותים, כגון ייעוץ וחברות אחרות הקשורות לשירות.
מהי מערכת ממוחשבת?
מערכת חשבונאית ממוחשבת מורכבת מתוכנה שמטרתה לעקוב אחר כל העסקאות החשבונאיות של החברה שלך, במטרה לייצר תפוקה פיננסית עבור דוחות חודשיים, דוחות כספיים שנתיים, מידע על תשואות מס ותצורות דוח אחרות המשמשות לניתוח פעילות החברה, יעילותה ורווחיותה.
בעוד מערכות תוכנה חופשית או נמוכה באינטרנט לא מציעים הרבה להתאמה אישית לעסק הספציפי שלך, חברות גדולות לעתים קרובות להשתמש במחשב ממוחשב חבילת תוכנה אשר הותקנה על שרתי המחשב המרכזי של החברה ו העמיד לרשות מספר משתמשים.
סוג זה של תוכנה בקנה מידה גדול ממוחשב חשבונאות לעתים קרובות מגיע עם מידה רבה של יכולת להתאמה אישית. חברות יכולות להיות תוכנה המיועדת להכיל מספר מטבעות, ישויות עסקיות הממוקמות בחלקים שונים של העולם וענפי החברה שמוכרת קבוצות שונות של מוצרים. כמו כן, זה יכול להיות מותאם אישית כדי להפיק מערך של דוחות כספיים לחשב מדדי ביצועים מרכזיים במיוחד עבור תעשיית החברה ואת אמות המידה המבצעית.
מי משתמש במערכות חשבונאות ממוחשבות?
נראה כי כמעט כל אחד בעסקים יכולים להשתמש במערכת ממוחשבת חשבונאות בימים אלה בגלל מגוון של פתרונות זמין כדי להתאים לצרכים של כמעט בכל גודל וסוג של החברה. לדוגמה, תוכנה חשבונאית מאוד פופולרי, QuickBooks, כבר בשימוש במשך שנים רבות על ידי מגוון של חברות קטנות עד אמצע גודל. החברה מציעה הן גירסאות מקוונות והן גרסאות שולחן העבודה של התוכנה שלה, והתוכנה מתאימה לסכום הגון של התאמה אישית במחיר חסכוני למדי.
הגדרת המערכת
העבודה הכרוכה בהקמת מערכת ממוחשבת לניהול חשבונות משתנה בהתאם לגודל המבנה של העסק שלך. לדוגמה, אם אתה עובד כיועץ ללא עובדים, ייתכן שתוכל להתחיל להשתמש בתוכנה חשבונאית מקוונת באופן מיידי כדי להקליט את השעות שהוצאה לכל לקוח, לאחסן את כל פרטי הלקוחות שלך ואת כתובת הכתובת, לייצר חשבוניות ולתעד את תשלומים מהלקוחות שלך.
אם אתה מאפשר ללקוחות לשלם תוך 30 יום, לדוגמה, את התוכנה מדף את החשבון יש את חשבונות חייבים מובנית, המאפשר לך לרשום את העסקאות ולאחר מכן לראות את כל התשלומים שלך לתשלום המגיעים מן הלקוחות, יחד עם התאריך הוציאה את החשבונית כך שתוכל לראות את גיל החשבוניות שטרם נפרעו.
עבור חברה עם פעולות מורכבות יותר, רוב התוכנה מאפשרת לך לעצב תרשים של חשבונות עם קודי חשבון קטגוריות ייחודיים לחברה שלך ואת סוג העסק. זה יכול לעזור לשמור נתונים מאורגנים בעת רישום רשומות עבור יחידות עסקיות או מחלקות מסוימות, למשל. זה גם יאפשר לך ליצור סדרה של דוחות כספיים או דוחות כדי להסתכל על הרווחיות של החברה שלך על ידי יחידת או מחלקה, תלוי איך אתה כבר מתוכנן המערכת שלך.
מזומנים כנגד חשבונאות צבירה במערכת
אתה יכול לרשום את העסקאות החשבונאיות שלך על בסיס מזומנים או צבירה ברוב תוכנות חשבונאות. במילים פשוטות, ההבדל העיקרי בין המערכות החשבונאיות לצבירת מזומנים וצבירה טמון בנוכחות חשבונות חייבים וחשבונות. מזומנים וצבירה חשבונאית שונים על בסיס איך אתה להקליט את העיתוי של תקבולי המזומנים שלך ממכירות וכסף שהוצא כדי לשלם את ההוצאות שלך.
כאשר אתה משלם על דברים או לקבל תשלום במזומן, המכירות וההוצאות נרשמות בזמן אמת. כאשר אתה משתמש בחשבונאות צבירה, אתה רושם מכירות כאשר אתה מרוויח אותם ואת ההוצאות בעת ביצוע אותם, גם אם לא קיבלת את ההכנסות ממכירות או שילם את ההוצאות עדיין. לדוגמה, במערכת חשבונאות צבירה, היית עושה כניסה בכל חודש כדי לצבור כסף עבור פוליסת ביטוח כי אתה צריך לשלם בסוף השנה. אתה רוצה לרשום את הערך הזה בחשבון הנכס שנקרא ביטוח מראש. היית לרשום את העסקה כאילו הכסף כבר בילה על ידי הקטנת יתרת חשבון המזומנים של החברה שלך ובהתאם להגדיל את יתרת חשבון הביטוח מראש שלך בכל חודש.
האם החזרת מס מזומן או בסיס צבירה?
סיבות טובות להשתמש בתוכנות הנהלת חשבונות כוללות את איסוף הנתונים ודיווח פונקציות. כאשר זמן המס מגיע מסביב, התוכנה עושה את זה הרבה יותר קל לך לצבור את ההכנסות ואת נתוני ההוצאות באופן מדויק ויעיל להשלים את הפדרלי של המדינה והחזרי מס המדינה.
הנתונים החשבונאיים שבהם אתה משתמש כדי לאכלס את ההחזר על המס שלך עשויים להיות על בסיס מזומנים או צבירה, בהתאם לגודל של החברה שלך ואת השיטה החשבונאית שבחרת להשתמש. למס הכנסה יש כללים מסוימים שיסייעו לך להחליט אם מזומנים או צבירה חשבונאות מתאים ביותר לעסק שלך.
לדוגמה, אם החברה שלך מרוויחה פחות ממיליון דולר בהכנסות בכל שנה, תוכל להשתמש בשיטת התשלום במזומן. אם יש לך מלאי, מס הכנסה דורש לך להשתמש בסיס חשבונאות צבירה עבור החלק המלאי של העסק שלך במיוחד. עם כמה יוצאים מן הכלל, אם העסק שלך הוא C תאגיד, ה- IRS מחייב אותך להשתמש בסיס חשבונאות צבירה, כך היית קובץ החזרת המס שלך על בסיס צבירה.
כאשר החברה שלך מחזירה את החזר המס הראשון שלה, תוכלו לבחור גם את שיטת המזומנים או הצבירה. ה- IRS מחייב אותך לבחור בשיטה שתעניק את התצוגה המלאה והמדויקת ביותר של הכנסות והוצאות החברה. זה גם דורש ממך להשתמש באותה שיטה משנה לשנה. אחרת, זה הופך להיות קשה מאוד אם ה- IRS צריך להשוות את הנתונים הנוכחיים שלך לנתונים ההיסטוריים שלך. אם תחליט לשנות את שיטת החשבונאות שלך, עליך להשתמש בטופס מס הכנסה 3115 כדי לבקש הרשאה.
פונקציונליות מערכת
תוכנת הנהלת חשבונות ממוחשבת יכולה להיות עצמות חשופות, לספק את עקרונות הנהלת חשבונות, או שאתה יכול להשתמש בפתרון תוכנה מלא המציע לא רק הנהלת חשבונות, אלא גם ניהול מלאי, מעקב אחר הפצה, ייצור ומעקב אחר עבודה, ניהול קשרי לקוחות, ניהול זמן ופרוייקטים ועוד.
בגלל האבולוציה המתמשכת של התוכנה, חבילות החשבונאות יכול לעשות יותר של משימות היום יום העסקאות לשחרר אותך לעשות עבודה בעלת ערך מוסף נוסף בעסק שלך.
זה משלם לחשוב קדימה איך אתה רואה את הצמיחה העסקית שלך ולוודא כי התוכנה שלך חשבונאות ניתנת להרחבה, כלומר זה יכול להכיל חשבונות נוספים, יחידות עסקיות נוספות יכול להתמודד עם מספר גדול יותר של יחידות מלאי או לקשור ברקוד של צד שלישי מערכת תוכנה, בין היתר. אם אתה מפעיל חנות קמעונאית, למשל, אתה יכול לקבל את הקופה שלך עסקאות נרשמה באופן אוטומטי בתוכנות הנהלת חשבונות בהתאם למערכת תבחר, באמצעות סורק ברקוד ותגי מוצר מקודד להזין את המידע לתוך המערכת שלך.
מומחי חשבונאות תוכנה
באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות מציעה לחברה שלך מספר יתרונות. בראש ובראשונה, המבנה והמשמעת של מערכת חשבונאית ממוחשבת מבטיחים שהחברה שלך תוכל להפיק דוחות כספיים מדויקים. זה חשוב במיוחד אם החברה שלך צריכה לספק אלה לשימושים חיצוניים כגון מימון בנקאי, או אם אתה צריך להציג את הדוחות הכספיים שלך בהתאם לכללי חשבונאות מקובלים (GAAP).
תוכנת הנהלת חשבונות יכולה לחסוך זמן, במיוחד אם אתה רוצה ליצור תקציב או תחזית. אתה רק צריך ליצור דוח של הנתונים ההיסטוריים שלך הפרויקט קדימה עם כמה tweaks לייצר את התקציב הבא שלך בשנה או תחזית.
ניתן גם לייעל ולהוסיף יעילות לתהליך החשבונאי הכולל שלך, במיוחד אם אתה יכול לחצות את העובדים המנהליים כדי לעזור עם כמה משימות שגרתיות יותר הנהלת חשבונות, כגון הזנת חשבונות למערכת התשלום שלך, למשל.
כאשר אתה מייצר חשבוניות החברה, תוכנת הנהלת חשבונות שלך באופן אוטומטי מוסיף את הסכומים בחשבונות של החברה שלך חייבים לקבל. כל הפונקציונליות הזו עובדים יחד בתוך אותה תוכנה חשבונאית מקטין שגיאות ומסייע לך לוודא שאתה לא נותן לכל עסקאות להחליק דרך סדקים.
חסרונות תוכנה
כמה חסרונות קיימים עבור שימוש במערכות הנהלת חשבונות ממוחשבות, אם כי הם עדיין הגיוני יותר מאשר שמירה על הספרים שלך עם נייר החשבונות ועיפרון. לאחר שתבין את החסרונות הפוטנציאליים, תוכל לנקוט צעדים כדי לוודא שהבעיות האלו לא הופכות לבעיה בעסק שלך. מערכות חשבונאות יכול להיות מורכב וקשה למדי עבור הצוות להשתמש. חבילת חשבונות חשוף עשוי להיות צודק רק אם אתה או הצוות שלך אין רצון או דרישה להבין את הניואנסים ואת פירוט של חשבונאות.
אם יש לך חברה מבוססת יותר, או עם מבנה מורכב הכולל מלאי, עבודה בתהליך, מספר גופים עסקיים ועסקאות בין חברות, לדוגמה, החברה שלך תדרוש מערכת חשבונות מורכבת הרבה יותר יחד עם יותר מאומנים צוות לנהל את זה.
ייתכן שיהיה עלויות שוטפות עבור מערכת הנהלת חשבונות. אם תבחר את הגירסה המקוונת של QuickBooks למשל, יהיה לך תשלום חודשי מתמשך. חבילות תוכנה גדולות יותר, במיוחד אלה המותקנות בשרת של החברה שלך, לעתים קרובות תשלום עבור רישיונות. לדוגמה, נניח שלחברה שלך יש 10 אנשים שצריכים לגשת למערכת החשבונאית שלך. ספק התוכנה עשוי לחייב אותך בתשלום חד פעמי, שנתי או חודשי עבור כל רישיון משתמש בנוסף לעלות הבסיס לרכישת התוכנה.
כמו כל תוכנה לכל מטרה, מפתחים כל הזמן לשפר ולעדכן את התוכנה, כך שהוא יכול להתפתח עם שינויים המחשוב או שינויים בתחום. בשל כך, מצפה לקבל זמן השבתה מדי פעם, במיוחד אם אתה משתמש בתוכנות מבוססות באינטרנט, ולעשות גיבוי נתונים רגילים חלק חשוב של המערכת החשבונאית שלך.
האם המחקר שלך בעת בחירת התוכנה חשבונאות ממוחשבת הנכון עבור החברה שלך. זה לא כיף כאשר אתה עושה את כל העבודה כדי ליישם את התוכנה לטעון את הנתונים שלך, רק כדי למצוא לאחר שנה או שנתיים כי התוכנה שבחרת או יש תכונות מעטות מדי ולא יכול להכיל את העסק שלך גדל, או יש יותר מדי תכונות זרות זה עושה את זה יותר מסובך ממה שהוא צריך להיות.
שירות לקוחות הוא מרכיב חיוני נוסף, אז לבחור חברה שיכולה לספק לך, רצוי, תמיכה 24/7 ואדם לחיות לדבר ולא רק בסיס ידע מקוון. כמו כן, זכור כי אם אתה משתמש במערכת מבוססת ענן חשבונאות, מידע פיננסי רגיש יכול להיות חשוף האקרים באינטרנט, אז לנקוט צעדים כדי להבטיח חיבור האינטרנט של החברה שלך נתונים.
שדרוג המערכת
אם אתה התחיל את העסק שלך באמצעות תוכנות חשבונאות מוזנחת, או אפילו מערכת הנהלת חשבונות ידני, בשלב מסוים אתה יכול להחליט לשדרג את חשבונאות ממוחשבת שלך להביא את העסק שלך לשלב הבא. כדי להפוך את המעבר כאבים ולהגדיר את החברה שלך להצלחה חשבונאית, זה עוזר לעשות קצת עבודת הכנה לפני שאתה עושה את המעבר לחבילת תוכנה חדשה חשבונאות.
התחל על ידי ניקוי הנתונים ההיסטוריים שלך, כי אם יש לך מידע חשבונאי המכיל תשומות שגוי, miscoded או מידע לא שלם, טעויות אלה יישארו על המערכת החדשה שלך ולהפוך אותו יותר קשה לך להיות שלמות ספרי החשבונאות שלך.
מעבר למערכת החדשה שלך בסוף השנה או לפחות בסוף רבע, כך שתוכל לקבל תאריך חתוך נקי. זה יעזור לך בעתיד כאשר אתה צריך להסתכל אחורה על עסקאות היסטוריות מסוימות. לאחר מכן, חפש את תרשים החשבונות של החברה שלך לגבי שגיאות והוסף חשבונות חדשים לפי הצורך. בדוק את רשימת הלקוחות שלך, רשימת הספקים, רשימת העובדים וכל רשימות אחרות הכלולות בתוכנה החשבונאית שלך שיכולים לכלול חשבונות ישנים, שאינם בשימוש או רשומות כפולות.
בקש מהחשבון שלך לבדוק כל חשבון ספר ראשי על יתרת הניסיון של החברה שלך, כדי לוודא כי יתרת החשבון אכן מדויקת. ייתכן שהמערכת החדשה שלך לא תוכל להתאים את הפרטים שמאחורי העסקאות האלה, כלומר אם אתה נושא קדימה יתרת חשבון המכילה שגיאות, לא יהיה לך מידע במערכת החדשה כדי לסייע בפתרון טעויות או אי דיוקים. לבסוף, התייעץ עם רואה החשבון או עם רואה החשבון שלך כדי לראות אם הוא יכול לבדוק את הגדרת המערכת שלך, ולהמליץ על שינויים שיכולים לייעל או להוסיף יעילות לתהליך העבודה החשבונאי שלך.
