מערכת שכר ידנית מבוצעת כולה ביד, ואילו מערכת שכר ממוחשבת מאפשרת לחברה לעבד את המשכורות באמצעות תוכנת שכר ייעודית. מערכת ידנית יכולה לגרום שגיאות שכר הוא בדרך כלל תהליך אטי, מייגע. מערכות ממוחשבות מציעות מספר יתרונות, כולל דיוק מוגבר ומהירות.
ייבוא זמן
מעסיקים רבים משתמשים במערכת זמן, כגון שעון זמן, כדי לעקוב אחר שעות העבודה של העובדים. מערכת ידנית דורשת מעקב אחר זמן העובד ביד, אך למערכת שכר ממוחשבת יש יכולת להעביר באופן אוטומטי את רשומות העובדים ממערכת הזמן למערכת המשכורות.מערכת כזו יכולה להפריד שעות קבועות שעות נוספות שעות עבודה, אם כי העובדים עשויים מדי פעם צריך לבצע התאמות.
חישובים אוטומטיים
מערכות שכר ממוחשבות יכולות לעגל את שעות העבודה של העובד למקטעי רבע שעה ולחשב במדויק את סך כל שעות העבודה שישולמו, ובכך לחסוך זמן בחישובים ידניים. מערכות אלה לחשב את כל התדרים לשלם, כגון שבועי, דו שבועי, semimonthly וחודשי, על סמך נתוני קלט שהתקבלו.
מערכת שכר ממוחשבת מחשבת באופן אוטומטי את הניכויים הסטטוטוריים של העובד, כגון מסים ותשלומי שכר, וניכויים מרצון, כגון דמי חנייה, תרומות של 401 (k) והטבות רפואיות. אדם השכר פשוט מזין את הנתונים שעליהם מבוססים הניכויים, כגון טופס טופס W-4 עבור ניכוי מס הכנסה פדרלי.
עיבוד משכורת
מערכת שכר ידנית דורשת ממך להדפיס משכורות במכונת כתיבה או ביד. מערכת ממוחשבת שכר יש יכולת הפקדה ישירה, אשר חוסך כסף בילה על המחאות לחיות פיוס. בנוסף, הדפסה ממוחשבת של צ 'קים ודלי תשלום מתרחשת במהירות, ללא קשר לנפח.
דור דוח
מערכת שכר ממוחשבת מייצרת דוחות שכר המאפשרים לך לבדוק את המשכורות לפני הדפסת המשכורות או בדלי תשלום. מחלקת העבודה של ארה"ב דורשת מעסיקים לשמור על רשומות שכר במשך שלוש שנים לפחות. מערכת ממוחשבת מאפשרת הדפסת העתקים של רשומות שכר לגבי כל תקופת תשלום, וכן שומרת את המידע במערכת ללא הגבלת זמן.
מערכות ממוחשבות מסייעות להבטיח עמידה במס שכר על ידי הפקת דוחות מס, כולל הצהרות שכר רבעוניות ושנתיות וצורות W-2 של עובדים. מערכות אלה מספקות לרואי החשבון של החברה את הנתונים הדרושים כדי להתמודד עם מס שכר ותשלומי החברה, ולהדפיס את הדוחות הנדרשים. יתר על כן, מערכות אלה לעקוב אחר ימי תועלת, כגון חופשה וזמן אישי, כי נלקחים ושולמו.
