לעתים קרובות משתמשים במערכת חשבונאית ממוחשבת כדי לעבד ולתחזק עסקאות חשבונאיות ורשומות. המערכת סופגת ומאחסנת נתונים אלה באמצעות מודולים כגון חשבונות זכאים, חשבונות חייבים, מאזן ניסוי ושכר. מערכת חשבונאית ממוחשבת מתוכננת במיוחד עבור חברה מסוימת או שהיא נרכשת מצד שלישי (למשל Timberline או MAS 200). מערכת ממוחשבת חשבונאית היא כלי רב ערך עבור חברות רבות.
מהירות
המערכת מעבדת נתונים במהירות. לאחר המידע הוא keyed לתוך מודול בנושא כגון שכר או חשבונות לתשלום, המערכת מעסיקה ומאחסן אותו באופן מיידי.
דור אוטומטי
לרוב מערכות החשבונאות הממוחשבות יש תכונות כגון הזמנת הזמנות ויצירת חשבוניות קשורות. המעסיק יכול ליצור חשבונות עבור הלקוחות שלהם, לאחסן את שמותיהם, כתובות, הזמנות וחשבוניות כל עוד יש צורך. מערכת ממוחשבת מאפשרת גם למעסיק לבצע ולהדפיס הצהרות חשבון. יתר על כן, מערכות חשבונאות רבות יש תכונה שכר, המאפשר עיבוד שכר שלם, כולל הדור והדפסה של בדיקות ודוחות.
עיתוי
המעסיק יכול להדפיס ולהדפיס מחדש הזמנות לקוח, חשבוניות וכל שאר הפעולות החשבונאיות כנדרש. הוא יכול גם למצוא בקלות נתוני שכר העובדים כגון כתובת הנוכחית ואת הסכום לשלם מבלי לחפש דרך ארונות תיוק לאתר קבצים כוח אדם.
מעבדים ידני עיבוד
מערכת ממוחשבת ממוחשבת מבטלת עיבוד ידני. האחרונה עוסקת בעיבוד ורישום הכנסות החברה, הוצאותיה, רווחיה, הפסדיה ופיוסיה בידיים, ויצירת מקום רב לטעות. עסקאות שכר ועסקאות המס של העסק נרשמות גם הן באופן ידני. עם מערכת חשבונאית ממוחשבת, המעסיק יש תהליך שמירה ואיזון חלקה.
מוטיבציה צוות
מערכת חשבונאית ממוחשבת דורשת מהצוות לעבור הכשרה כדי ללמוד מיומנויות חדשות, מה שיגרום להם להרגיש מוטיבציה. יתר על כן, המעסיק יכול למיקור חוץ הכשרה נציג של חברת התוכנה, יצירת לחץ פחות על חברי הצוות לנהל את האימון עצמם.
מפשט ביקורות
אם הממשלה הפדרלית או המדינה מחליטה לביקורת את החברה, מערכת ממוחשבת חשבונאית מפשט את התהליך. בדרך כלל, לפני ביצוע הביקורת, המבקר יודיע למעסיק בדואר על המסמכים הספציפיים הנדרשים לצורך הביקורת. בהתאם לאופי הביקורת, מסמכים עשויים לכלול הצהרות מס, רישומי שכר ותרשים של חשבונות.
מערכת ממוחשבת ממוחשבת יכולה לאחסן מידע רב שנים. אם הביקורת דורשת זאת, המעסיק יכול לגשת למידע היוצא מלפני שנים רבות. אם במהלך הביקורת, המבקר יבקש באופן ספונטני מסמך חשבונאי, המעסיק יוכל לאחזר אותו במהירות מהמערכת במקום לפשפש בתיבות אחסון כדי לאתר עותקים מודפסים.
מקטין מעילה
תוכנת הנהלת חשבונות ממוחשבת מקשה על העובדים לגנוב כסף מהחברה. לדוגמה, אם עובד שכר מנסה לשלם את עצמה יותר מאשר הסכום המותר, גניבה יהיה קרוב לוודאי להתגלות כי המערכת החשבונאית מאחסנת את כל העסקאות שנשמרו.
