ביקורות איכות הן חלק חשוב של סיוע לעסקים קטנים לגדול ולשגשג כי הם מספקים דרך להעריך את היעילות של העסק ואת אסטרטגיות ניהול עלות. בין אם הביקורת מתמקדת במוצרים או בתהליכים, התוצאות עוזרות למנהלים לקבוע עד כמה האסטרטגיות פועלות, לזהות את הסיבה הבסיסית לבעיות, ובמידת הצורך לנקוט פעולה מתקנת. לדעת כיצד לנהל ביקורת איכות פנימית היא צעד חשוב בהבטחת ההצלחה של העסק שלך.
סקירה ראשונית
הצעדים שתנקוט לפני ביצוע בדיקת איכות באתר יכולים לקבוע את יעילות הביקורת. התהליך מתחיל בגיבוש תוכנית ביקורת מפורטת המתפקדת כמפת דרכים לביצוע בדיקה באתר. ציין את ציר הזמן, היקף הביקורת ומיקום הביקורת. לאסוף ולסקור תיעוד בכתב, כולל מדיניות ניהול האיכות של המוצר או התהליך, נהלי הפעלה סטנדרטיים ומדריכים. החלט על ולפתח רשימה ראשונית של ראיונות אישיים לנהל במהלך הביקורת באתר. יש לזכור כי רשימה ראשונית, הכוללת בדרך כלל את מנהל המחלקה או המפקח ועובדי המפתח, עשויה להתרחב במהלך שלב הביקורת הפעילה.
להרכיב מסמכים ביקורת
כל חבר צוות ביקורת צריך רשימת ביקורת כמו גם טפסים, או טייפ, להקלטת מידע במהלך ראיונות אישיים. כל חבר צריך גם יש מסמכים התייחסות כגון עותקים של נהלי הפעלה סטנדרטיים. רשימת ביקורת היא קריטית להקלטת מידע תצפיות, כמו גם על מנת לוודא שאתה לא שוכח שום דבר. בעוד שפריטים ספציפיים של רשימת פעולות לביצוע ישתנו בהתאם למחלקה, למוצר או לתהליך המבוקר, הרשימה כוללת בדרך כלל חלקים, פריטי הערכה בכל קטע, מערכת דירוג ומקום להערות. מקטעים נפוצים כוללים ארגון מחלקות, סביבת העבודה הפיזית, מרכיבי מערכת איכותיים כגון SOPs ובדיקות ביצועים.
ניהול הביקורת באתר
הסקירה באתר מתמקדת באיסוף המידע הדרוש לך כדי לקבוע אם המחלקה האמורה עומדת בדרישות תקני בקרת האיכות ובנוהלי בקרת האיכות שנקבעו. שלב זה מורכב מפעולות פעולה, כולל תצפית, בדיקה ועריכת ראיונות אישיים. לרוב, צוות הביקורת משלים משימות מסוימות, כגון ביצועים או בדיקות איכות וראיונות אישיים, מאחורי הקלעים. זה עוזר לצוות למנוע להפריע פעולות היומיום ככל האפשר. חשוב להבין שכמו בראיונות אישיים, הן תוכנית הביקורת והן רשימת הביקורת עשויות להתרחב בהיקף ובעומק ההערכה, בהתאם למה שתגלה במהלך שלב הביקורת הפעילה.
פעילויות גימור ומעקב
העבודה "האמיתית" מתחילה ברגע שהשלב הפעיל של הביקורת הושלם. השלב הסופי של ביקורת איכות מתחיל בפגישה לסקור, כתובת ולקבוע את הצעדים הדרושים כדי לתקן בעיות איכות ותחומים בעייתיים. צור דוח ניהול המפרט מידע זה. לאחר שהבעלים והמנהלים יסיימו את סקירת ממצאי הביקורת, יש לקיים פגישה אסטרטגית המתמקדת בניתוח והחלטה כיצד ולפעמים אם - לשלב פתרונות לשיפורים איכותיים המוצגים על ידי צוות הביקורת.
