חברות רבות משתמשות במלאי מערכות הייצור שלהם או פעולות קמעונאיות כדי לנהל את רמות המלאי. מלאי עשוי להיות אחד הנכסים החשובים ביותר של החברה ומערכות לנהל אותו לספק את הבסיס כדי לענות על הביקוש של הלקוחות. כל מערכת מלאי נמצאת בתחום מסוים ויש לה מגבלות מסוימות שעל ההנהלה להבין כדי לבחור את המערכת הטובה ביותר עבור החברה.
מערכות מלאי
מערכות מלאי מספקים בסיס לרישום מכירות, רכישות. ואת הכמות עבור כל פריט בתום התקופה החשבונאית. שתי מערכות המלאי העיקריות הן המערכת התקופתית והמערכת התמידית. המערכת התקופתית רושמת את המלאי רק בסוף כל תקופה, ומשאירה את היתרה ללא שינוי לאורך כל התקופה. מאז ספירת המלאי לוקח זמן, עסקים קטנים יותר נוטים יותר להשתמש במערכת תקופתית. המערכת התמידית, לעומת זאת, מתאימה את יתרת המלאי בכל פעם שמתרחשת עסקה, כגון רכישת מלאי או מכירה, ומספקת מידע בזמן אמת.
היקף מערכות המלאי
היקף מערכת המלאי יכול לכסות צרכים רבים, כולל הערכת המלאי, מדידת השינוי במלאי ותכנון לרמות מלאי עתידיות. שווי המלאי בסוף כל תקופה מהווה בסיס לדיווח כספי על המאזן. מדידת השינוי במלאי מאפשרת לחברה לקבוע את עלות המלאי שנמכרה במהלך התקופה. זה מאפשר לחברה לתכנן את הצרכים המלאי בעתיד.
מגבלות של מערכת תקופתיים
המגבלות של המערכת התקופתית כוללות לא לדעת ספירה מדויקת של מלאי באמצע התקופה ולהפעיל את הסיכון של stockouts. עם המערכת התקופתית, החברה מכירה את רמת המלאי בוודאות רק כאשר היא סופקת את המלאי בסוף כל תקופה. לאורך כל התקופה, החברה לוקחת הזמנות לקוחות מבלי לדעת את ספירת המלאי המדויקת, או אם יש מספיק מוצרים זמינים כדי לענות על הביקוש של הלקוחות.
מגבלות של מערכת נצחית
המגבלות של מערכת מלאי תמידי כוללות תחושה של אמינות מזויפת ותלות בכניסת האדם. על אף שמערכת מתמדת מעדכנת בכל פעם שהמעבר נכנס למערכת, ייתכן שהיא חסרה מידע לגבי יחידות גנובות, פגומות או מגרדות. החברה עדיין לא מודעת לגניבה או לפסולת, הידועה בשם הצטמקות, עד שהיא מבצעת ספירה פיזית לפחות פעם בשנה. המגבלה האחרת היא שעובד יכול להזין נתונים באופן שגוי, תוך הצגת מידע לא מדויק שיכול לסכן את קבלת ההחלטות.
