ארבעת רכיבי התקשורת הם קידוד, פענוח, בינוני שידור ומשוב. השולח של הודעת תקשורת אישית או עסקית מקודד ומעביר אותו באמצעות מדיה אחת או יותר אל המקלט, אשר מפענח אותו ומגיב על ידי מתן משוב. בעסקים, תקשורת יעילה מקבל עסקאות לעשות, מאפשר למנהלים להניע את העובדים שלהם ומסייע לחברות לתקשר עם בעלי העניין שלהם. תקשורת גרועה עלולה לגרום למוראל נמוך, לאיבוד פרודוקטיביות וחוסר אמון.
קידוד
מרכיב התקשורת הראשון הוא קידוד, שהוא תרגום של רעיונות ומושגים לסמלים ולתנועות. השולח מתחיל בהחלטה על העברת ההודעה. רעיונות טובים לעתים קרובות ללכת לאיבוד אם תהליך הקידוד הוא botched. לדוגמה, שיחות עמוסות בעובדות לא רלוונטיות ובלוגיקה מסובכת עשויות שלא לאפשר דיאלוג ברור ומועיל על העובדות, כך על-פי פרופ 'ג'ון פ. קוטר ופרופסור לורן א. וייטהד. אסטרטגיות תקשורת מטעות, כמו חרדת פחד, עשויות ליצור חרדה מפני סיכונים דמיוניים שעלולים גם להפוך אנשים לרעיון טוב. מחבר העסקים תיאודור קיני כתב בבית הספר לעסקים של הרווארד ידע עבודה כי כוח התקשורת ניתן למקסם על ידי פירוש העובדות ולא רק לדקלם אותם, באמצעות רגש וסמלים כדי להגביר את ההודעות ולהתחבר באופן מיידי עם העובדים.
בינוני
ההודעה המקודדת מועברת דרך מדיום או ערוץ. שני הקטגוריות הבסיסיות בערוץ העסקי הן בעל פה וכתוב. תקשורת אוראלית יכולה להתבצע באמצעות הטלפון או באמצעות טכנולוגיות מבוססות אינטרנט, כגון שיחות ועידה בוידיאו ושידורי אינטרנט וירטואליים. תקשורת כתובה כוללת דוחות ותזכירים על מדיה מבוססת נייר מסורתית או על מדיה אלקטרונית. ערוצי הפה הם מהירים יותר, משום שהשולח והמקלט יכולים להשתמש ברמזים מילוליים ולא מילוליים להעברת מסרים ולספק תגובות כמעט מיידיות. זו הסיבה למנהלים לנסוע בכל רחבי העולם כדי לסיים עסקאות עסקיות כי הקמת מגע אישי ואמון יכול להיות קשה באמצעות מיילים ופגישות וירטואליות.
פענוח
פענוח הוא התפקיד של מקלט ההודעה. זה כרוך בפרשנות של מסרים מילוליים ולא מילוליים שנשלחו על ידי השולח. עבור תקשורת עסקית מוצלחת, תהליכי קידוד ופענוח חייבים להיות מסונכרנים. זה דורש אמון בין המקבל לבין השולח. הבדלי תרבות לעתים קרובות לשחק חלק בבניית אמון זה, במיוחד בפרשנות של תקשורת לא מילולית. לדוגמה, הצבעה עם אצבע מקובל בצפון אמריקה אבל נחשב גס בחלקים רבים של אסיה.
משוב
משוב הוא השלב האחרון בתהליך התקשורת שבו המקבל מגיב להודעה של השולח. אות זה יכול להיות מילולי - לדוגמה, "כן, אני חושב שזה רעיון מצוין" - או לא מילולית, כגון אנחה או הפסקה ארוכה כדי להצביע על מחלוקת. משוב מאפשר לשולח לנקוט פעולה מתקנת על ידי שידור מחדש או שינוי של הודעה שלא הובנה. עם זאת, משוב צריך להיות מסופק במהירות, כי עיכובים יכולים להרוג רעיונות עסקיים להוביל הזדמנויות עסקיות אבודות.
