פיתוח שלבים לעיבוד הזמנות הוא חיוני עבור העסק שלך. ללא עיבוד תקין של תהליך עיבוד ההזמנה, עיבוד ההזמנה בתוך העסק שלך יהיה כאוטי ולא אמין. קח את הזמן כדי לפתח את הסדר הנכון לעיבוד הוראות העסק שלך יפעל בצורה חלקה יותר תהיה לך שביעות רצון הלקוחות גבוהה יותר.
השתמש טופס סטנדרטי בעת לקיחת הזמנות
בין אם החברה שלך משתמשת נציג שירות לקוחות כדי לקבל הזמנות או הלקוח מזין הזמנות ישירות דרך אתר האינטרנט שלך, חשוב כי יש לך טופס סטנדרטי. זה מאפשר לאדם למלא את הטופס כדי לדעת איזה מידע נדרש ו מבטיח כי כל המידע הדרוש נאסף.
כל פריטי המלאי שלך עשויים להיות מעט פרטים שונים להזמנה. לדוגמה, אם אתה מפעיל חנות רהיטים, טופס ההזמנה עבור הספה עשוי לכלול את סוג הבד בזמן הטופס לטבלה עשויים לדרוש את סוג הסיום.
חשוב כי טפסי הזמנה לא מלאים יתקבלו. אם לטופס ההזמנה אין את המידע הדרוש, יש להחזיר אותו ולהשלים לפני שניתן יהיה לעבד אותו.
לאשר את ההזמנה
לאחר הגשת טופס הזמנה, יש לאשר אותו עם הלקוח. זה יכול להיות מושלם על ידי שליחת דוא"ל עם פרטי ההזמנה. אין צורך לדרוש מהלקוח לאמת את ההזמנה. במקום זאת, להבהיר כי הלקוח צריך ליצור קשר עם החברה שלך אם יש בעיות עם ההזמנה. הקפד להפוך את פרטי הקשר של החברה שלך נגישים בקלות ללקוח.
הפצת טופס ההזמנה באופן פנימי
לאחר טופס ההזמנה מלא החוצה, זה צריך להיות מועבר לכל מי צריך לבצע פעולה הקשורה למילוי ההזמנה. זה כולל את המחסן, את חשבונות חייבים המחלקה ואת היצרן, אם ההזמנה מתבצעת על ידי צד שלישי. תאריך ההשלמה הצפוי צריך להיות מצוין באופן ברור, כך שכל המעורבים יודעים את לוח הזמנים.
תקשורת עם הלקוח
זה חיוני כדי לתקשר בבירור עם הלקוח. ספר ללקוח אם קיים עיכוב במילוי ההזמנה. להיות מראש וישר עם הלקוח כאשר יש בעיה היא הרבה יותר טוב מאשר להתעלם ממנה. כמו כן, ליידע את הלקוח כאשר ההזמנה ספינות. ספר לה את המוביל, את מספר המעקב ואת תאריך המסירה הצפוי. בקש משוב מהלקוח לאחר קבלת ההזמנה. פנה לנציג שירות לקוחות כדי לוודא שהלקוח מרוצה מהרכישה או השתמש בסקר מקוון כדי לקבל משוב. כך או כך, משוב הלקוח ייתן תובנה שימושית מאוד תהליך מילוי ההזמנה שלך.
