כאשר אתה מפעיל או לנהל חברה אשר מסתמך בעיקר על קניית חומרים מתכלים או חומרי גלם, אתה צריך להכיר את תהליך הרכישה. תהליך הרכש כרוך במספר שלבים המבטיח כי אתה מקבל את הפריטים הנכונים כאשר אתה זקוק להם. תוכנית קדימה, כך תהליך ההזמנה שלך פועל בצורה חלקה.
החלטות ראשוניות
השלב הראשון בתהליך הרכישה הוא לקבוע מה אתה צריך, כמו גם את התדירות שבה אתה צריך את הפריטים עבור העסק שלך. לדוגמה, אם אתה מתכוון להזמין ציוד משרדי, להחליט אם אתה רוצה להזמין מחדש בכל שבוע, בכל חודש או רק כאשר אתה מגיע לרמה מסוימת מלאי. אתה צריך גם לקבוע כמה אתה יכול להרשות לעצמך להוציא על הפריטים שאתה צריך לרכוש, כך שתוכל לנהל משא ומתן עם ספקים.
צור קשר עם הספקים
ברגע שאתה יודע מה שאתה צריך, אז אתה חייב לפנות לספקים אשר יכולים לספק לך את מה שאתה צריך. התקשר מגוון רחב של ספקים לבקש קטלוג או מחיר גיליון המפרט את הפריטים השונים ברשימה שלך. משא ומתן על הסדר הספק עם כל חברה שאתה רוצה להזמין כדי לקבוע את התנאים המדויקים של ההסכם. התנאים כוללים את מי ישלם עבור המשלוח, את לוח הזמנים הנחה או לכל פריט עלות, ואת מספר הימים אתה יכול לחכות לשלם עבור ההזמנה (בדרך כלל 30 או יותר ימים).
שלח הזמנת רכש
ברגע שאתה יודע מה אתה רוצה לרכוש, השלב הבא הוא הגשת הזמנת הרכש שלך לספק. הזמנת רכש היא טופס המפרט את פרטי העסק שלך כמו גם את הפרטים של הספק יחד עם רשימה מלאה של הפריטים שברצונך להזמין. ניתן לשלוח את הזמנת הרכש באמצעות הדואר, באמצעות פקס או באמצעות דואר אלקטרוני.
אשר תשלום
לאחר שתקבל את ההזמנה מהספק עליך למלא את הצד שלך של הסכם הרכישה. הספק שולח לך חשבונית המפרטת את הסכום הכולל, אשר מצטט את תאריך היעד לתשלום לפי ההסכם הראשוני שלך. שלח את התשלום לספק תוך זמן שנקבע בהסדר שלך באמצעות המחאה עסקית או כרטיס אשראי. ודא שאימתת שקיבלת את כל הפריטים שהוזמנו לפני שתשלם את החשבונית.
