קביעת תקציב מסייעת לארגון להקצות את המשאבים שלו לתקופת הכספים הקרובה. כאשר הארגון מבזבז כספים, הוא עוקב אחר התשלומים שלו לסכומים שהוא מתוקצב ומתאים את התקציב כדי לעמוד בהוצאות בלתי צפויות. שילוב מנהלים בתהליכי התקצוב מסייע למנהלים להבין את הפעילות הפיננסית של העסק, וגורם להם לתת דין וחשבון על הוצאות המחלקה. תקציב פריט שורה היא רק גישה אחת לביצוע התקציב, ויש נקודות חוזק רבות וחולשות תקצוב בדרך זו.
קו תקצוב מערכת מטרה
מערכת תקצוב שורת פריטים משרתת מספר מטרות. ראשית, זה עוזר לעסק להבין אם ההכנסה שלה מספיקה כדי לכסות את ההוצאות שלה. שנית, תקציב פריט שורה מאפשר לאמת כאשר פריט יחיד עולה על התקציב או מגיע תחת תקציב. לדוגמה, אם חברה חושדת כי החומרים שלה עולה עולה ביד, היא יכולה לשים לב במיוחד לפריט זה ולהשוות את השונות לאורך זמן. לבסוף, תקציב פריט שורה מסייע למנהלי כספים לקבל מידע על אילו הוצאות מפורטות להתגלגל לתוך כל הפונקציות העיקריות של העסק; זה חשוב כדי לקבוע אם מחלקה אחת היא גרועה מבחינה כלכלית יותר מאחרים.
היתרונות של תקציבי פריט שורה
תקציב הפריט הוא קל להכין ולפקח. כל יחידה ארגונית מפרטת את הוצאותיה ומקצה סכום מדויק לכל הוצאה. מנהלים משתמשים בתקציב מהתקופה הפיסקלית האחרונה כדי ליצור את התקציב עבור התקופה הפיסקלית הבאה ולהתאים הוצאות בחשבון על הבדלים מחזוריים, הבדלים עונתיים ואינפלציה.
עם הזמן, השימוש תקציבים פריט שורה יוצר מידע סטטיסטי בעל ערך שמראה מגמות והזדמנויות לחסוך כסף. לדוגמה, קמעונאים בעלי הוצאות עבודה גבוהות יותר במהלך חודשי החורף יכולים להשתמש בנתונים מתקציבי תקציבים כדי למצוא דרכים לקצץ בעלויות העבודה בשעות פחות עמוסות של השנה.
החסרונות של תקציבי פריט
החסרונות של תקציב שורה זו ממחישים כי אין זה בהכרח המודל התקציבי הטוב ביותר. לדוגמה, סוג זה של התקציב אינו ממחיש את התשואה על ההשקעה. הוצאה של פריט שורה שגדלה עם הזמן עשויה להיראות מוגזמת ולהזמין ביקורת, כאשר למעשה, מנהל יכול להצדיק את הגידול עבור הפריט על ידי הצבעה על הכנסות מוגדלות או ביצועים משופרים. מצד שני, אם חברה מבחין בהוצאות שלה גדלים בעוד ההכנסות לא, זה יכול להצביע על בעיה אמיתית באזור.
בנוסף, התאמת פריטים בודדים בתקציב יכול גם לעודד ניהול מיקרו לא יעיל. קשירת התקציב למידע על הביצועים וההכנסות יכולה להקטין את החסרונות.
מערכות תקצוב אלטרנטיביות
ארגון עשוי להחליט לשקול חלופות לתקצוב פריטים. תקצוב ביצועים, למשל, הוא מודל שימושי לתהליכים שגרתיים שקל למדוד אותם, כגון תשלום חשבוניות. תקצוב מבוסס אפס הוא חלופה אחרת. גישה זו מתחילה מאפס בכל תקופה פיסקלית. במקום להעביר באופן אוטומטי פריט תקציב קדימה, על ההנהלה לספק הצדקה לכל פריט לפני הוספתו לתקציב, גם אם התקציב הקודם כלל את הפריט. תקצוב מבוסס אפס שימושי כדי לזהות ולבטל הוצאות מיושנות.
