בקרות פנימיות הן נהלים חברות לפתח כדי להגן על הנכסים שלהם לייצר דוחות כספיים מדויקים, מהימנים. כאשר לחברה אין נהלי בקרה פנימיים חזקים, הונאה יכולה להתרחש הרבה יותר קל. ארגונים צריכים להגן על עצמם מפני איומים אפשריים על ידי ניטור מערכות הבקרה הפנימית שלהם לעתים קרובות ולהתאים אותם כדי להיות חזקה יותר.
דוחות כספיים לא מדויקים
אם הארגון מגלה כי יש אי דיוקים בדוחות הכספיים שלו, ייתכן שיש בעיה עם מערכת הבקרה הפנימית של הארגון. יסוד בסיסי אחד של בקרות פנימיות הוא עקרון הפרדת החובות. משמעות הדבר היא כי עובדים שונים לטפל בתחומים שונים של החובות החשבונאית. אם אותו אדם מטפל בכל החובות, הוא סימן למערכת בקרה פנימית חלשה. במקרה של אי דיוקים בדיווח הכספי, על החברה לבחון את נהלי החשבונאות בהם היא משתמשת.
תיעוד חסר
אם חברה אינה יכולה למצוא מסמכים מסוימים, כגון חשבוניות או הזמנות רכש, ייתכן שזה סימן נוסף לפיקוח חלש. הארגון מפתח נהלים לרישום, פרסום ותיעוד. אם מסמך אבוד, יש סיכוי טוב שיש בעיות בתהליכים של החברה. אם עובד אחד יש יותר מדי שליטה, הוא עשוי לתפעל תיעוד כדי להונות את החברה.
העדר נהלים כתובים
כל תהליך ופעילות שארגון משתמש בהם צריכים להיות נהלים כתובים. ללא נהלים כתובים, העובדים עשויים שלא לדעת את ההליכים הנכונים, ועלולים להשלים את הפעילות בצורה שגויה. מערכת בקרה פנימית חזקה כתבה נהלים ומדיניות לכל הפעילויות העסקיות.
תלונות של לקוחות
סימן נוסף של מערכת בקרה פנימית חלשה הוא מספר גבוה מהרגיל של תלונות של לקוחות. ארגונים צריכים לפתח מערכת כדי להבטיח כי הלקוחות מרוצים המוצרים והשירותים. אם יש מספר רב של תלונות, ההנהלה צריכה לבדוק את הבעיה ולהבין כי ייתכן שיש חולשה בבקרה הפנימית שלה.
ביקורות
ארגונים לשכור רואי חשבון כדי לקבוע כמה מדויק רשומות פיננסיות נשמרים. ביקורת תחשוף תחומים בעייתיים, איומים, סיכונים ובעיות פוטנציאליות אחרות. אם חברה לא להעסיק מבקר על בסיס קבוע, איומים אלה יהיה קשה יותר לזהות. זהו תרגול עסקי קבוע עבור חברות יש ביקורת הושלמה על בסיס קבוע.
