החזקות אשראי נדרשים לעתים קרובות כאשר לקוחות לא משלמים כפי שהוסכם. ההחזקה מונעת מהלקוח לרכוש מוצרים או שירותים נוספים עד לקבלת תשלום. עם זאת, המכתב דורש שיקול דעת זהיר, כך שהוא משיג את המטרה של איסוף על חשבון תוך שמירה על הלקוח כלקוח. יתכן כי חלק מהלקוחות המופרעים על ידי מכתב החזקת כרטיס אשראי עשויים לקחת את עסקיהם במקום אחר. לכן אפשרויות אחרות לאיסוף חשובות לפני שליחת המכתב כמוצא אחרון.
בדוק את היסטוריית התשלומים בחשבון. ודא שהלקוח קיבל תזכורות תשלום רבות בדואר ובטלפון.
כתוב את המכתב באמצעות הבנה אבל צליל חזק כפי שאתה מראה הערכה ללקוח תוך התעקש תשלום. בפסקה הראשונה, תודה ללקוח על תמיכה בעסק שלך, ולהכיר בכך פעמים כלכליות קשוחות או סיבות אחרות יכול לגרום לכל לקוח ליפול מאחור על חשבון.
להודיע על החזקת האשראי עם המשפט הראשון בפסקה השנייה, כך שהוא עומד לבד עבור הדגש. כתוב את זה, "עם זאת, אני מצטער עלינו להשעות את האשראי שלך מיד בגלל אי תשלום". או להשתמש בניסוח שונה להעביר את אותו המסר.
פרט את האיזון בשל הפסקה השלישית ולספר בדיוק מה צריך לקרות כדי להרים את החזקת האשראי. לספק מועד אחרון לתשלום ולספר ללקוח כי הקצאה לאספן החוב אפשרי.
סיים את המכתב על ידי שוב להודות ללקוח על נאמנותו. שים את מספר הטלפון הישיר שלך במכתב והזמן את הלקוח להתקשר כדי לדון בהסדרי תשלום.
