שלושה אלמנטים של מכתבים עסקיים

גם ביום זה של תקשורת מיידית, מכתבים עסקיים רשמיים עדיין כתובים בדרך כלל. ישנן מספר סיבות כי אדם או עסק יכול לבחור לכתוב מכתב ולא לשלוח דוא"ל או פקס. בעת שליחת מכתב עסקי, שלושת החלקים העיקריים - התחלה, אמצע וסוף - חייבים להיכתב כראוי.

התחלה

תחילת המכתב מכיל מידע שאינו קשור ישירות להודעת המכתב. התאריך מופיע בראש הדף. הכתובות של השולח והנמען מוקלד הבא; עם זאת, אם כתובת השולח מופיעה בכותרת העליונה או התחתונה של האות, אין צורך להקליד אותה. זה ואחריו קו התייחסות - ראה "RE:" - שהוא החלק של החלק ההתחלתי של המכתב המתייחס להודעה של המכתב. הוא מסכם את המסר באחת לשמונה מילים. אחרי זה, חייב להיות ברכה או ברכה למי המכתב הוא פנה. זה בדרך כלל בפורמט של "אדוני היקר:" או "למי זה עשוי דאגה:" עם המעי הגס לאחר ההצדעה; אותיות אישיות להשתמש בפסיק לאחר ההצדעה, אבל מכתבים עסקיים תמיד להשתמש נקודתיים.

התיכון

באמצע המכתב ידוע יותר כגוף המכתב. הוא מכיל את המסר הבסיסי. המשפט הראשון צריך להציג את הנושא מטופל. פרטים ונקודות שיקול הבא יבוא. לבסוף, יש מסקנה. הגוף של המכתב צריך להיות לנקודה תמציתית. אין לכלול פריטים אישיים או בעיות בין השולח לנמען כחלק ממכתב העסק.

סוף

יש כמה אלמנטים בסיסיים של מכתב המהווה את סיומה. המלצה הסגירה, כגון "בכבוד רב" או "בברכה", היא המתאימה. למטה, אתה מדפיס את שם השולח. כלול את כותרת השולח או על אותו השורה כמו השם או ישירות מתחתיו. השאירו בערך שני סנטימטרים של רווח בין ההשלמה הסופית לבין שם השולח; שטח זה הוא לחתימת השולח. אם השולח היה מישהו סוג ולהכין את המכתב, אדם זה יכול להיות מודה תחת שם השולח ואת הכותרת. ישנן מספר דרכים לעשות זאת. הדרך הנפוצה ביותר היא להקליד את ראשי התיבות של השולח באותיות גדולות, הקלד קו נטוי (/) והקלד את ראשי התיבות של המכיין (למשל, ABC / def). יש לציין בסוף המכתב. הקלד את המילה "מארז (3)" עם 3 להיות מספר מארזים הכלולים בדיוור.

שולח את המכתב

המכתב מקופל בקפידה כדי שיתאים בדיוק למעטפה בגודל עסקי. גיבויים אינם מצורפים למכתב. מכתבים עסקיים יש שם של הנמען מודפס על המעטפה ולא בכתב יד. עסקים רבים יש מעטפות מודפס מראש עם לוגו החברה וכתובת. אלה הם מקצועיים ביותר להסתכל. עסקים קטנים יותר עשויים להשתמש בתוויות כתובות מודבקות מראש. אלה מקובלים, כמו גם כתובות לחזור הקלדת. כתב היד אינו נחשב מקצועי ויש להימנע ממנו.