לפעמים הרעיון של עריכת מדיניות ונהלים יכול להיראות מדהים. עם זאת, הבנה בסיסית של מסמך זה ואת מטרתו יכול לעזור. הצעד הראשון הוא ללמוד את ההגדרה של מונחים אלה ומה עושה אותם שונים.
טיפים
-
מדיניות מספקת סקירה רחבה של מטרת החברה. הליך מראה עובדים בדיוק מה שהם צריכים לעשות כדי להשיג את המטרה.
מדיניות לעומת תהליך
ההבדל העיקרי בין מדיניות לבין הליך הוא מה הוא מתקשר הצוות שלך. מדיניות נותן סקירה כללית של עמדת החברה בנושא. תהליך או מדיניות מעניקים לעובדים הנחיות כיצד ליישם את המדיניות.
כל מדיניות בעסק שלך צריכה להיות תמציתית ופשוטה. זה צריך להעביר מטרה ברורה שאפילו עובד חדש יכול להבין. רק המדיניות שעוקבת אחר ההנחיות האלו יכולה לשמור על העסק שלך על המסלול.
לאחר מכן, ההליכים תומכים במדיניות הקיימת. התהליך צריך להיות ברור לכסות כמעט כל וריאציה של בעיה. לדוגמה, הליך ההחזרה צריך לכלול מה לעשות אם ללקוח יש קבלה, אין הוכחת רכישה או השתמש בפריט המדובר. נקודות כדור ופסקאות קצרות יכולות להפוך את התהליך לקל לקריאה ולעיסוק.
דוגמה למעקב
ההנחיות והנהלים של IT חשובים בעסקים רבים. מדיניות משותפת היא כי העובדים לא צריכים לגשת מדיה חברתית במהלך העבודה. ההנחיות עשויות לומר כי החברה מקדמת בברכה את העובדים כדי לגשת מדיה חברתית במהלך הפסקות או כאשר הוא נחוץ עבור עבודתם פונקציות.
ההליכים לאכיפת מדיניות זו עשויים לכלול דרכים לדווח על שימוש לא הולם במחשב ועל צעדים שמפקחים יכולים לנקוט כדי לעצור את ההתנהגות. אתה יכול לתאר את שרשרת הפיקוד כי דוחות אלה צריכים לעקוב ומה העובדים יכולים לצפות אם הם ממשיכים להפר את המדיניות.
סוגי הנחיות
אתה צריך ליצור נהלים ומדיניות עבור כל תחום של העסק שלך.כאשר עובדים יש שאלות על איך לתקשר עם לקוחות, אחד אחר, ניהול או ציוד, הם צריכים להיות מסוגלים להתייעץ עם ההנחיות.
לחברות רבות יש מדיניות כוללת של התנהגות העובדים, שקובעת כללים כיצד הצוות צריך להתלבש, לפעול ולבצע בעבודה. תחומים חשובים אחרים לכסות הם משמעת, טיפול שווה, הטרדה מינית, נוכחות, ביצועים עבודה ובטיחות במקום העבודה.
לא תמיד אחד לאחד
נהלים לעתים קרובות לגבות את מדיניות החברה. עם זאת, לא תמיד יש יחס של אחד לאחד של תהליכים ונהלים. לדוגמה, אתה יכול ליצור מדיניות להכתיב כי הצוות שלך חייב להיות חופשי של שימוש בחומרים בלתי חוקיים, לא צריך להטריד מינית עובדים אחרים ולא יכול לקחת כסף מן המרשם. לאחר מכן, ייתכן שיהיה הליך אחד המכסה כיצד לטפל בכל הדוחות של התנהגויות אלה.
למה ליצור נהלים ומדיניות
כל עסק עם עובדים צריך מדיניות ונהלים להנחות עובדים. הנחיות אלו מסייעות להבטיח שכל המשתמשים בחברה מגיבים באותו אופן לאותו אירוע. עקביות זו מאפשרת לך, בעל העסק, להתרחק לפעמים. אתה יכול לקחת על עצמו משימות אחרות ואפילו יש יום חופש כאשר אתה יודע כי העובדים שלך יכולים לטפל בעסקים.
זה גם יכול לשמור על לקוחות חוזרים לבנות תדמית המותג חיובית. לדוגמה, לקוחות שחווים מדיניות החזרים שונים בכל פעם שהם מגיעים יכולים לטפח רגשות שליליים לגבי המותג שלך. עם זאת, לקוחות שיודעים מה לצפות יודעים שהם יכולים לסמוך על העסק שלך.
להגן על העסק שלך
סיבה נוספת לכתוב מדיניות ברורה הנחיות הליך היא להגן על החברה שלך מפני פעולה משפטית. דוגמה בולטת לכך היא הנחיות משמעת. אתה צריך מתאר את הציפיות של העובדים, תהליכים משמעתיים, כאשר תצטרך לפטר אנשי צוות.
עקוב אחר התהליך שלך בכל פעם שהעובד מפר את המדיניות שלך. אם אתה צריך להסיר מישהו מן הצוות שלך, אתה יכול לשמור תביעות סיום פסולה במפרץ. תיעוד התהליך שלך נותן לך ראיות כי פעלת כדין.
