המתודולוגיה של 5S נגזרת ממערכת יפנית שמטרתה להביא סדר וארגון למקום העבודה. הרציונל שמאחורי המתודולוגיה של 5S הוא כי מקום העבודה יעיל יותר כאשר הוא מאורגן וכאשר אלה סטנדרטים של הארגון נשמרים. לכן, החלת המתודולוגיה של 5S פירושה מציאת דרכים יעילות למיון (seiri), הגדרת סדר (seiton), זוהר (seiso), סטנדרטיזציה (seiketsu) ושימור (shitsuke) נוהלי מסודר במקום העבודה. יצירתיות והשתתפות של עובדים במקום העבודה חשובה ליישום מערכת זו.
מיין דרך מקום העבודה כדי להסיר פריטים, כגון ניירות ומכונות, אשר אינם נחוצים. סקור ואז להסיר את כל היישומים או התהליכים כי הם מבזבז זמן, כגון תוכנה מורכבת או מכונת הדפסה מיותרת. שמור את המידע, התהליכים, התוכנה, המכונות והפריטים הדרושים בתחנת העבודה.
הגדר את תחנת העבודה הוא סדר על ידי הצבת מערכות אחסון נאותים. מניחים פריטים גדולים וכבדים יותר על הרצפה וארונות לתקן ופחי אחסון לאחסון פריטים קטנים יותר. בקש עזרה מקצועית ממומחה IT או מספק כדי ליצור תיעוד מקוון פשוט ומערכות אחסון מידע. תייג את שטחי האחסון, כגון ארונות, לזיהוי ושחזור קל יותר של מידע ופריטים.
לזרוח את מקום העבודה על ידי ניקוי קבוע של תחנות עבודה עוד לפני שהם מלוכלכים מדי. הקצאת אחריות משק הבית על ידי יצירת יומן שבו כל אדם מתחייב משימה, אשר יתרום לשמירה על מקום העבודה נקי. הגדר ערוצי תקשורת פשוטים על ידי יצירת לוחות מודעות או שימוש במקלדות כדי לארגן משימות.
התאם את השינויים שבוצעו על ידי יצירת הנחיות בנוגע למדיניות ולהנחיות המומלצות. כלול עובדים במקום העבודה בעת סיעור מוחות ורשום את הצעדים הספציפיים שיבוצעו כדי למיין את מה שנדרש, ואיך ביעילות לאחסן פריטים ומידע, וכיצד לשמור על המקום נקי. פרסם הנחיות אלו על לוח מודעות שניתן לראות על ידי כולם.
לשמר את התרבות החדשה של סדר וארגון. גמול אלה אשר תורמים באופן משמעותי את שיטות העבודה המומלצות שנקבעו ואלה מפתחים דרכים חדשות ליישם את המתודולוגיה.
טיפים
-
עובדים חדשים במקום העבודה חייבים לקבל אוריינטציה על המערכת הארגונית במקום העבודה. אחרת, עובדים חדשים עשויים שלא להבין את המתודולוגיה 5s במקום העבודה שלך ובכך לגרום (unintended) הפרעה למערכת עצמה.
