תוכנת ניהול החוזה נועדה להגביר את היעילות של מנהלי החוזה המופקדים על פיתוח ושמירה על זרימת עבודה גדולה של חוזי ספק וספקים. הוא מספק פתרון דיגיטלי ומיקום מרכזי לניהול חוזים. מבחר של תוכנות ניהול חוזה זמין בשוק וכל אחד יציע חבילה שונה של תכונות.
לפתח מסד נתונים של תבניות חוזה boilerplate. תוכנת ניהול החוזה בדרך כלל יש את היכולת לאחסן קטגוריות כלליות של חוזים boilerplate המשמשים חוזים boilerplate עבור משא ומתן חדש. לקטלג את מסד הנתונים של חוזים כדי לסייע למנהלי מערכת ניהול כמויות גדולות של חוזים הספק והספק עבור רכש של מגוון רחב של מוצרים ושירותים.
מעקב אחר שינויים בחוזים. במהלך שלב המשא ומתן החוזה, יישום ניהול החוזה יכול לספק למנהלים את היכולת להעריך שינויים היסטוריים לחוזים. זה יכול להיות מועיל כאשר הערכת תהליך המשא ומתן החוזה, כגון זיהוי סוג של ויתורים שנעשו במהלך המשא ומתן. בנוסף, יישומי תוכנה כוללים בדרך כלל מערכות לוח שנה עם מתגים, כלים לשיתוף מידע עם צדדים שונים בארגון, ויכולת לתזמן ולפתח אג'נדות לפגישות הקשורות לחוזים מסוימים.
עקוב אחר ביצועי החוזה. דרישות הביצועים החוזה יכול להיות תכונה מעקב באמצעות תוכנית חוזה. כאשר דרישה לביצועים מרכזיים הושלמה, ניתן לציין זאת כתכונה בתוכנת ניהול החוזה. זה מסייע למנהלים לזהות חוזים הדורשים תשומת לב, למשל, כאשר דרישות הביצועים לא נמסרו על פי לוחות זמנים שנקבעו.
ניהול חוזים שהסתיימו. תוכנת ניהול החוזה מספקת למנהלים הזדמנות לסמן חוזים שהסתיימו. החוזים עשויים להסתיים מסיבות שונות. זה בדרך כלל עקב אי-ביצועים. מעקב אחר מידע זה יכול לסייע בביצוע הערכות נתונים כמותיות. לדוגמה, ארגון עשוי לרצות לבחון את הסיבות החוזרות לסיום החוזה ואף לזהות מחלקות שמייצרות את החוזים שהסתיימו.
ניהול חוזים סגורים. ביקורת של הארגון על ביצועי חוזה בחוזים סגורים עשויה לכלול מתן דירוג של הספק. נתונים כמותיים הזמינים מתוכנות ניהול החוזה מקלים על יצירת דוחות נתונים כמותיים שניתן להשתמש בהם לצורך הערכות. בנוסף, ניתן להפיק דיווחים על סך כל החוזים הסגורים במהלך תקופה נתונה, לרבות הערכות פיננסיות לצורך תקצוב.
אזהרה
התייעץ עם היועץ המשפטי על מנת להבטיח כי ניהול חוזה תכונות התוכנה תואמות את החוזה דרישות החוק במדינה כי הממשלות החוזה.
