תכנון ותזמון הולכים יד ביד. תוכנית היא התיאוריה או את הפרטים של איך משהו כמו פרויקט יבוצע. תוכנית משמשת ליצירת מפת דרכים להשגת מטרה. לוח זמנים, כאשר מקושר לתוכנית, הוא הקצאת פעמים ותאריכים לשלבים ספציפיים של התוכנית.
תכנון
תוכנית דורשת תוצאה היא מפת הדרכים להגיע מן הרגע הנוכחי אל המטרה העתידית. תוכניות יכול להיות לטווח קצר או לטווח ארוך. הם תמיד כרוך פרטים צעדים ספציפיים המנחה את התוכנית מתחילתו ועד סופו. תוכניות תמיד צריך לפנות מקום לאירועים בלתי צפויים; לדוגמה, אם חלק אחד מהתכנית מותנה בגורם חיצוני, התכנית צריכה לתת דין וחשבון על אירוע כזה.
תזמון
תזמון הוא תהליך קביעת מועדים ותאריכים להשגת מטרות ספציפיות. לוחות זמנים, כמו תוכניות, יכולים להיות לטווח ארוך או לטווח קצר. לעתים קרובות, לוחות זמנים קצרי מועד חשובים מאוד וקשורים ללוחות זמנים ארוכי טווח. כאשר עובדים עם לוח זמנים ארגוני או מוסדי, חשוב שהשחקנים השונים העובדים בפרויקט ירכזו את לוחות הזמנים שלהם ויש להם גישה ללוחות הזמנים של השני כדי להבטיח זרימת עבודה חלקה.
קישור תוכניות אל לוחות זמנים
נטילת תוכנית מוכנות מראש ולהפוך אותו לוח זמנים לפעולה יכול להיות משימה מורכבת מאוד בהתאם להיקף של הפרויקט. התוכניות חייבות להיות מפורטות וממצות. על האומדנים להיות מדויקים בעת קביעת שורות הזמן. שים לב בצד של זהירות. אי מתן הערכה נאותה עלול לגרום לעיכוב בלוח הזמנים כולו.
וריאציות ותלויות
כל תכנית מתוזמנת חייבת לכלול הוראות לגבי שונות בלתי צפויה. דברים עולים, ועל התוכנית חייבת להיות הוראה להתמודד עם התרחשויות כאלה. לדוגמה, אם חברה מייצרת מוצר חדש ומספרת על ספק חיצוני לחלקים ושהספק מעכב את המשלוח, אז מה? התוכנית חייבת להיות פתרון להתמודד עם האירוע הזה. פתרון אחד יכול להיות לעבוד על שלב נוסף של הפרויקט כי היה נשמר מאוחר יותר.
טכנולוגיה
ניהול פרויקטים בקנה מידה גדול יכול להיות קשה לארגן, במיוחד כאשר מנהלים צדדים, עובדים ומשאבים שונים. יש כמה תוכנות מצוינות כגון Microsoft Project המסייעות בתהליך זה. תוכנה זו יכולה לסייע הן בתכנון תזמון תוך מתן הפרויקט להיות גמישה עם שינויים שנעשו על לטוס, תוך תיאום עם אלה המעורבים בפרויקט.
