כתיבת מכתב, בין אם ביד, מודפס או באמצעות דואר אלקטרוני, יכול להיות קשה לעשות טוב. המפתח להתחיל מכתב טוב הוא לדעת את המטרה המדויקת ואת הכוונה של המכתב ואת מנסה להעביר את זה אל הנמען בנימה מנומסת. בין אם אתה כותב מכתב תודה, מכתב כיסוי לעבודה או מכתב תנחומים, לוקח את הזמן כדי ליצור פתיחה טובה יעזור לחדד את כישורי הכתיבה שלך.
כתובת המכתב אל הנמען; הימנעו מהמלצות גנריות, כגון "אדוני היקר או מאדאם". אם המכתב הוא בעל אופי מקצועי, השתמש בשם המשפחה של הנמען ובקידומת המתאימה או בכבוד, כגון "מר אקרויד היקר". אם המכתב הוא מזדמן יותר, כגון הזמנה או מכתב תודה, השתמש בשם הפרטי של הנמען כל עוד אתה מרגיש בנוח לעשות זאת.
כתוב את הפסקה הראשונה, שהיא בדרך כלל שניים או שלושה משפטים. אם המכתב הוא פורמלי יותר, מן הראוי להתחיל בחקירה כללית או בהערה, כגון "אני מקווה שהמכתב הזה ימצא אותך טוב". אם המכתב הוא רשמי יותר, עדיף להגיע ישר לעניין. בכל מקרה, הסיבה שאתה כותב את המכתב חייב להיות מוגדר בסעיף זה.
קרא את הפסקה בקול רם, לשים לב לטון. גם אם אתה כותב מכתב תלונה או מבקש סיוע כספי, את הטון של המכתב שלך צריך להיות מנומס. מכתבים לא רשמיים יכולים להיות יותר מזדמנים בנימה, ואילו מכתבים עסקיים צריכים להשתמש בשפה רשמית.
טיפים
-
הגה את המכתב שלך מספר פעמים לפני שליחתו. לא משנה מה הכוונה, מכתב מלא שגיאות הקלדה והדקדוק המסכן לא יעשה את הרושם הטוב ביותר.
