ביעילות לייצר מוצרים באיכות גבוהה ברווח ולהישאר בתוך גבולות של חוקים ותקנות דורש עקביות בפעילות. חברות רבות מסייעות לעצמן על ידי הנהגת נהלי עבודה סטנדרטיים, או SOPs, המספקים הוראות צעד אחר צעד ליישום נהלים חשובים. SOPs מסייעים להבטיח דיוק ובקרת איכות. הם משמשים במגוון של חברות וארגונים, בעיקר בתחום הממשל, הייצור, המחקר והפיתוח, המעבדות והאקדמיה. בגלל יחידות בודדות בתוך חברות יש נהלים רבים, כל אחד מהם צריך SOPs שונים. אז זה עוזר לספק את ראשי כל יחידה עם תבנית SOP, אשר מציעה נקודת התחלה להם לכתוב נהלים משלהם מדריכים SOP. תבניות SOP מספקות את כל המרכיבים החשובים בכל צרכי הפרוצדורה.
מדריך SOP סופרים בקביעת איזה סוג של הליך צריך להיות כתוב. התבנית צריכה לספק להם כלי קבלת החלטות קל המבוסס על מספר ההחלטות שיש לבצע על ידי העובדים לבצע הליכים. לייעץ כי נהלים שגרתיים כי הם קצרים רק דורשים העובד לעשות כמה פסקי דין ניתן לכתוב את פורמט פשוט. לדוגמה: האם A, אז B, ולאחר מכן C. שים לב כי נהלים ארוכים המחייבים כמה החלטות יכולים להשתמש בתבנית היררכית צעדים, אומר העובד באיזה סדר ההליך חייב ללכת, ולעתים קרובות כוללים סעיפים שיש לבצע כדי להשלים את משימה שלמה. מציעים דוגמאות של תרשימי זרימה או אינפוגרפיות כדי לתאר נהלים מסובכים, ארוכים ודורשים קבלת החלטות מרובות. לדוגמה: האם A. אם "נורמלי", לעשות B, C ו- D אם "לא נורמלי," חזור על A כדי לאשר ולאחר מכן לעשות E, F ו- G.
תאר את האגוזים ואת הברגים של כתיבת כל הליך. לדוגמה, כל הליך צריך להיות כותרת, מטרה, היקף ושיטות ואחריות לביצוע ההליך. עודד או דרוש מסופרי SOP להשתמש באמנת שמות אחידה עבור נהלים של Titling. לייעץ להם לקבוע את היקף ההליך, כגון מי הנוהל חל, מתי ובאיזה נסיבות. אתה יכול גם לתאר מתי לא להשתמש בכל הליך. בסעיף שיטות ואחריות סעיף, לספק צעד אחר צעד פרוטוקול על ביצוע הליך. התבנית צריכה לספק פשוט, משפטים קצרים עם פעלים פעולה.
לספק הגדרות ודרישות משאבים. לכל פרוצדורה יש סעיף המגדיר את המונחים המשמשים במסמך ואיות את כל ראשי התיבות. בנוסף, זה צריך לספר לעובדים מה מסמכים, ציוד או חומר אחר שהם יצטרכו לבצע את ההליך. הפניה כל הנהלים הקשורים אחרים המעסיקים או צריך לבצע מראש או צריך להיות מודע כדי להשלים את המשימה. אל תשכח רכיבים חשובים אחרים התבנית חייבת להיות. אלה כוללים את התאריך האפקטיבי עבור ההליך ואת התאריך האחרון הנוהל נבדק.
טיפים
-
בהתאם לחברה שלך, ייתכן שיהיה חשוב גם להקצות רמת אבטחה ל - SOP כדי לברר מה רמת הסמכות הנדרשת לביצוע ההליך. השתמש בתבנית כדי לתאר גם תנאים שבהם העובד יכול לבצע באופן אמין את ההליך בבטחה.
אזהרה
כלול תמיד הנחיות לגבי בריאות ובטיחות או הפרות רגולטוריות במידת הצורך. לספק מקום בתבנית ולהשתמש בשיטות כדי להדגיש את האזהרות החשובות, כגון מודגש או צד איגרוף הודעות אלה. תאר מה יקרה אם ההליך לא יבוצע או לא יבוצע באופן שגוי, בין אם זה גורם לפציעה אישית, אובדן חיים, נזק לציוד, מוצרים לקויים, קנסות, ליטיגציה או סגירת עסקים.
