נהלי הפעלה סטנדרטיים (SOPs) הם דרך פופולרית לספק הדרכה עקבית לעובדים בארגון. באופן אידיאלי, אם אתה תופס מישהו מחוץ לרחוב, אדם זה אמור להיות מסוגל להשלים את המשימה ללא שום דבר מלבד SOP ואת הכלים הנדרשים. נקודת פתיחה מרכזית לכל תיק SOP היא יצירת תבנית SOP לעקביות. אתה לא צריך שום תוכנה או כישורים מפואר; אתה רק צריך לאזן את האלמנטים הנדרשים ואת מה שאתה רוצה את התבנית להיראות.
פריטים שתצטרך
-
מחשב
-
תוכנת עיבוד תמלילים
פתח מסמך עיבוד תמלילים חדש. שמור את הקובץ עם השם שבו תרצה להשתמש בתבנית SOP ובמועד בקרת הגרסאות. לדוגמה: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".
הכנס טבלה אל הכותרת. מספר השורות והעמודות בטבלה זו תלוי בך; זכור שתצטרך, לכל הפחות, תא למספר SOP, לכתובת או לאישור או לתאריך תחילת העבודה של המסמך. אתה יכול גם להשתמש בתא עבור מספר הדף ואת הלוגו של החברה או שם אם אתה רוצה. הדבר הנחמד על השולחן בכותרת הוא שזה יחזור על כל מסמך כמו שאתה מוסיף דפים.
הכנס טבלה גדולה בעמוד הראשון של המסמך. טבלה זו תכלול את מספר ה- SOP שלך ואת הכותרת שבראש הדף, ואחריו תאים לחתימות של אנשי מפתח, כגון מחבר המסמך ואנשי פקיד, עם שמותיהם, תאריכים ותאריכים חתומים. הקלד כותרות עבור כל תא, כגון "כותרת SOP" עבור התא העליון, "SOP מחבר" עבור התא הבא "אישור QA" עבור המספר המתאים של תאים.
יצירת סעיפים עבור המבוא, אחריות, חומרים וציוד (אם רלוונטי) ואת ההליך. חלקים אחרים עשויים לכלול מילון מונחים של קיצורים, מונחים או מוצרים. מאחר שזו תבנית, ייתכן שתרצה לכלול משפט או שניים המתארים מה צפוי עבור כל מקטע אם אתה מתכנן להיות בעל מספר מחברי SOP.
לעצב את הסעיפים שלך. אחת הדרכים הנפוצות ביותר להצגת מקטעי SOP היא להפעיל מערכת אותיות, מספור או שילוב עבור כל מקטע. אתה יכול גם להשתמש תבליטים ו מקפים. עם זאת, חשוב יותר כאשר מתייחסים או לשנות את SOPs כדי להצביע על קטע על ידי המכתב / מספר.הראה מה פורמט הרצף צריך להיראות עבור כל שורה הבאה בסעיף, כגון "A, B, C"; "1, 2, 3"; או "A1, A2, A3, B1, B2, B3".
הכנס עוד שני טבלאות בסוף התבנית. אחד השולחנות צריך להיות עבור הפניות חיצוניות או עבור נספחים וטפסים שניתן לצרף SOP עבור שינויים בגירסה. הטבלה השנייה יכולה להיות לתיעוד היסטוריית הגרסאות של SOP וכל הסיבות לשינויים. טבלאות אלה יכולות להמשיך להשתמש בתבנית מספור / אותיות שמשמשת את שאר התבנית.
שמור את המסמך כקובץ תבנית לקריאה בלבד. פעולה זו תסייע לשמור את התבנית שלך מוחלפת בטעות על ידי אילוץ המשתמש לשמור את המסמך תחת שם אחר אם הוא שונה.
טיפים
-
שמור עותק גיבוי של התבנית שלך.
