הנהגה מובילה של החברה קובעת בקרות ונהלים פיננסיים למניעת הפסדים תפעוליים הנובעים מרמה, גניבה או טעויות חשבונאיות. בקרות או נהלים אלה חייבים להיות מתאימים ופונקציונליים כדי להתאים לדרישות רגולטוריות, לסטנדרטים מקצועיים ולנהלי התעשייה. בקרות חשבונאיות ובדיווח כספי כוללות פונקציות ופעילויות של ספר החשבונות הראשי.
רישום נכסים
נכס הוא משאב כלכלי שהחברה מחזיקה בו. דוגמאות הן חשבונות חייבים, מזומנים ומלאי (נכסים לזמן קצר) או רכוש קבוע (נכסים לטווח ארוך). מנהל חשבונות מחייב חשבון נכס כדי להגדיל את הסכום שלו זיכויים זה כדי להפחית את יתרת החשבון. כמו כן הוא רושם נכסים במאזן, הידוע גם בשם הדוח על המצב הכספי.
הקלטת אחריות
התחייבות, או חוב, היא הלוואה כי הלווה חייב לפרוע כאשר מועד. זה יכול להיות גם הבטחה פיננסית כי החברה חייבת לכבד בזמן. רואה חשבון רואה חשבון חשבון כדי להגדיל את הסכום ומחייב אותו כדי להפחית את יתרת החשבון. כמו כן, היא רושמת התחייבויות בדוח על המצב הכספי של החברה.
הקלטת הכנסות
הכנסות הן הכנסות שמייצרת החברה על ידי מכירת מוצרים או מתן שירותים. מנהל חשבונות מחייב חשבון הכנסות כדי להקטין את הסכום שלו זיכויים זה כדי להגדיל את יתרת החשבון. הוא גם רשומות פריטים רווח בדוח רווח והפסד, המכונה גם דוח רווח והפסד.
הקלטת הוצאות
הוצאה היא עלות או חיוב שארגון צובר בעת מכירת מוצרים או מתן שירותים. דוגמאות כוללות את עלות הסחורות שנמכרו ומשכורות. פקידה חשבונאית מחייבת חשבון הוצאה כדי להגדיל את הסכום שלה זיכויים זה כדי להקטין את יתרת החשבון. היא גם רשומות פריטים הוצאה בדוח רווח והפסד.
דיווח על ספר חשבונות של חברה בת
דו"חות הנהלת חשבונות ראשיים מסייעים לראש מחלקה לבחון את הביצועים התפעוליים של יחידה עסקית או של קבוצת לקוחות, וכיצד השפעה זו משפיעה על סך רווחי התאגיד. לדוגמה, מנהל חשבונות רשאי לעיין בספרי החשבונות של החשבונות החייבים לצורך זיהוי הלקוחות העיקריים של התאגיד, ובאיזה אחוז הם מחזיקים בסכומים החייבים של החברה.
ספר חשבונות כללי
דוחות ספר ראשי מסייעים למנהיגות בכירה להעריך את חוסנה הפיננסי של החברה ואת פוטנציאל הרווח שלה. דוחות אלה כוללים מאזן, דוח רווח והפסד, דוח על תזרימי מזומנים ודוח רווח והפסד (הידוע בדרך אחרת כהון על ההון העצמי). הרגולטורים, כגון הרשות לניירות ערך בארה"ב, מחייבים חברה להכין את כל ארבעת סיכומי הנתונים בעת הדיווח על מידע כספי.
ניתוח נתונים לדג'ר
ראשי המחלקות ומנהלי המגזרים מנתחים את נתוני החשבונות לזיהוי מגמות תפעוליות ומדדי ביצוע עסקיים. מגמה תפעולית עשויה להיות מרווח גולמי, או מכירות בניכוי עלות הסחורה הנמכרת חלקי סך ההכנסות. אינדיקטור ביצועים עסקיים עשוי להיות תשואה על ההון, או רווח נקי מחולק בהון העצמי.
