טקסט שהופק במשרד היה מגיע רק מעיון זהיר או מהקלדה מהירה. זה נדרש הרבה טיפול ביצירת מסמך הרבה זמן כאשר התיקונים היו נחוצים. כיום, טקסט עסקי קל לשנות ומהיר לייצר בגלל תוכנת עיבוד תמלילים ומחשבים, שניהם כלי עבודה משותפים.
תיאור
מסמך עיבוד תמלילים הוא כל מסמך מבוסס טקסט שנראה אותו הדבר אם הוא מוצג על מסך מחשב או מודפס בהעתק. בגלל שאתה יוצר את כתבי היד האלה באמצעות תוכנת מחשב, אתה יכול להזין במהירות טקסט באופן אינטראקטיבי לשנות את הפריסה הכללית או מראה המילה.
תוכנה
התוכנה הנפוצה ביותר לעיבוד תמלילים היא Word, המהווה חלק מחבילת Microsoft Office Suite. החיסרון העיקרי שלה הוא העלות הגבוהה, אם כי מתחרים מסחריים אחרים כגון קורל WordPerfect קיים. חלופות חופשיות אחרות כוללות את Google Docs מבוסס אינטרנט ואת תוכנית קוד פתוח OpenOffice Writer, שניהם יכולים לפתוח ולטפל קבצי Word. שים לב כי בין סיומות קבצים נתמכות רבות, Word בדרך כלל משתמש ב- doc וב- docx.
סגנונות
מסמכי עיבוד תמלילים משתמשים בדרך כלל בסגנונות, המאכפים עקביות בין אלמנטים שונים של כתב יד ארוך. לדוגמה, ניתן להגדיר סגנון כותרת שיופיע עם גופן, צבע וגודל מסוימים. לאחר מכן תוכל להחיל סגנון זה על כל הכותרות של המסמך. אם תחליט שברצונך לשנות את המראה של הכותרות, לדוגמה על-ידי הגדלת גודל הגופן, אינך צריך לשנות כל כותרת בנפרד. במקום זאת, התאם את סגנון הכותרת ואת כל הטקסט שאליו מוחל הסגנון באופן אוטומטי גם כן.
הפניות
הפניות משנות את הטקסט באופן אוטומטי בהתאם לנסיבות. לדוגמה, ניתן ליצור תוכן עניינים ולאינדקס עם מספרי עמודים. אם אתה משנה את מספר הדפים, אינך צריך להתאים את ההפניות בדפים. במקום זאת, מספרים אלה מתאימים באופן אוטומטי בעת הדפסת המסמך.
יכולת העברה
מסמך עיבוד תמלילים יכול בקלות להחליף מידע עם סוגים אחרים של תוכנות. לדוגמה, במקום לצייר מחדש את תרשים העוגה בתקציב בכל פעם שהשינויים משתנים, תוכל לייבא את התרשים מתוכנית גיליון אלקטרוני. לכן, על ידי שינוי המספר בגיליון האלקטרוני, אתה מתאים באופן אוטומטי את התרשים במסמך. באופן דומה, אם כתב היד מכיל מידע כמו שמות וכתובות שבהם אתה רוצה להשתמש בתוכנית נפרדת, אתה יכול בקלות לייצא את הנתונים לעיבוד נוסף.
