המצאה אחת שמשחקת חלק גדול בפעילות העסקית היא מעבד תמלילים. בתחילה השיקה את 1800s בצורה של מכונת הכתיבה, היום המחשב מבוסס מחשב עיבוד תמלילים עושה את העבודה של ארון הקבצים, מכונת כתיבה ועט הדיו בשילוב. יחד עם מספר עצום של יכולות, את קלות השימוש ואת affordability להפוך אותו להשקעה עסקית הגיונית.
עושה את זה קל יותר ליצור תבניות
בהגדרת המשרד, המסמכים הנפוצים ביותר הם לרוב מותאמים אישית לתרחישים בודדים. זה נעשה בדרך כלל על ידי יצירת תבניות באמצעות תוכנת עיבוד תמלילים כגון MS Word או דפים.
תבנית היא מסמך שנוצר כנקודת פתיחה למסמכים עתידיים. יחד עם הגמישות של הוספה והסרה של נתונים, תבניות להציע למשתמשים את היכולת לערוך ולהדפיס כמה עותקים של מכתבים עסקיים חשובים, כל עם מידע מפתח שונים.
עושה את זה קל יותר לשמור מסמכים מאובטחת
התכונה "שמירה" או "שמירה בשם" המוצעת במסמכי עיבוד תמלילים מאפשרת למשתמשים למסור מסמכים בלתי נשכחים בתוך אותו מיקום קובץ או במיקומים שונים. כאשר מסמכים נשמרים במחשב מאובטח, מידע הלקוח מוגן וקל לאחזור בכל עת.
תכונת הגנת הסיסמה הזמינה במסמכים פתוחים מונעת שינויים לא מורשים במסמכים חשובים. דבר זה עשוי להועיל אם מספר אנשים מסתמכים על המידע שבמסמכים אלה כדי לבצע את עבודתם (למשל, מעסיקים לתביעות ביטוח רפואי המשלמים תביעות על פי הסכמים חוזיים שנעשו עם רופאים).
חוסך זמן וסביבה
כאשר תכונות תוכנת עיבוד תמלילים משמשות בשילוב עם מיומנויות ארגוניות טובות, זה חוסך זמן למשתמשים. במקום לבזבז זמן מיון וחיפוש ניירת misfiled או במקומה, באמצעות תכונת החיפוש של המחשב עושה איתור קבצים פשוטים.
יתר על כן, עיבוד תמלילים משפר את הסביבה על ידי הקטנת כמות הניירת הדרושה לביצוע משימות יומיות (למשל, אחסון בארכיון, שליחת מכתבים, שליחת תזכורות לפגישות). על ידי שליחת מסמכים באמצעות דוא"ל מאובטח, את העלות של דואר פסולת נייר מופחתים באופן משמעותי.
