המלצה נכונה על מכתבים עסקיים

ברכה היא ברכה במכתב. כך אתה פונה לנמען, והוא קובע את הצליל עבור שאר התוכן בהודעה. בעסקים בימים אלה, רוב התכתובת מתבצעת באמצעות דוא"ל. עם זאת, דואר לכתוב עדיין בשימוש בתעשיות מסוימות עם סוגים ספציפיים של מסמכים עסקיים. כך או כך, חשוב להשתמש בפתרון הנכון כדי להראות למקביל את המכתב כבוד ולהעסיק אותו בתחילת התקשורת.

טיפים

• ההצדעה הנכונה למכתבים עסקיים תלויה בטון המסמך, בין אם מדובר בהדפסה או בדוא"ל ובאופי המסר המועבר.

כיצד לבחור מכתב עסקי ברכה

להחליט איזו המלצה להשתמש במכתב העסק שלך תלוי בכמה גורמים. ראשית, להבין את מהות העניין שאתה מדבר. האם זה דורש צליל רשמי או לא רשמי? לדוגמה, הגשת מועמדות לעבודה בחברה היא עסקה עסקית רשמית ודורשת מכתב עסקי עם ברכה רשמית. מצד שני, אימייל עמית על מתי להיפגש לארוחת צהריים אינו דורש ברכה רשמית. באופן דומה, פונה אל לקוח שלא דיברת איתו קודם עשוי לדרוש צליל יותר רשמי בהשוואה לדבר עם שותף שאיתו אתה עושה עסקים באופן קבוע.

גורם נוסף שיש להביא בחשבון כאשר מחליטים על ההצדעה להשתמש הוא הטון של המסר כולו. ההצדעה היא החלק הראשון של מכתב העסק כי הנמען שלך קורא, אז זה בעצם קובע את הטון עבור ההודעה כולה. בחר בזהירות את ההמלצה שלך על פי הטון שאתה רוצה להעביר לאורך. בנוסף, ההמלצה שתשתמש בה תהיה תלויה במה שידוע לך ואינך יודע על הנמען. בין אם אתה יודע את שמו של אדם, מין, עיסוק ואישורים משחק תפקיד בבחירת ההצדעה.

בהתחשב בפורמט של מכתב עסקי

ההמלצה שבה אתה משתמש עשויה גם היא תלויה בפורמט של המכתב שלך. לדוגמה, אם אתה שולח את ההודעה שלך באמצעות דואר או דואר אלקטרוני עשוי להשפיע על סוג של ברכה תבחר. בנוסף, סוג האות גם להכתיב את ההמלצה אתה משתמש. לדוגמה, הצעה עסקית מכתב המבוא שנשלח בדואר יכול לקבל ברכה רשמית הרבה יותר מאשר תזכיר החברה כולו נשלח לרשימה פנימית בדוא"ל. אתה גם צריך לשקול אם אתה שולח את מכתב העסק שלך לאדם אחד או למספר אנשים, כמו זה ישפיע על הברכה תבחר.

מקבל מכתב העסק

לפני שתתחיל את מכתב העסק שלך, לברר למי אתה שולח את ההודעה. אם אתה כותב לאדם, חשוב לדעת את השם המלא שלו עם האיות הנכון. אם לנמען יש שם נייטרלי-מין כמו אלכס או פאט, קורא לארגון ומברר את המין עשוי לחסוך לך מבוכה פוטנציאלית בעתיד. אם אתה לא מודע למין של האדם, אז אתה יכול להוריד את המאמר באדיבות ברכה שלך.

אם מכתב העסק שלך הוא בתגובה להודעה שהנמען כבר שלח, שים לב לאופן שבו הם חתמו על שמו. אם השם המלא שלהם הוא קסנדרה והם חתמו על המכתב שלהם "קאס", אולי אתה נוטה להתייחס אליה כאל "קאס". זה יהיה תלוי על אופי היחסים שלך ואת המסמך שאתה כותב. אל תקצר את שמו של האדם מבלי שתזמין אותו תחילה.

שימוש בתארים ספציפיים לגדר

במקרים מסוימים, תוכל לבחור להשתמש בכותרת ספציפית למין כחלק מהברכה שלך. "מר" משמש לגבר וקודם לשמו האחרון - "מר. סמית ", למשל. עבור אישה נשואה, להשתמש "גברת" לפני שם המשפחה. עבור אישה לא נשואה, אתה יכול להשתמש "מיס". כאשר כותבים לאישה בלי לדעת את מצב משפחתי, אתה יכול להשתמש "גברת", כמו "גב 'סמית".

לפני שתחליט להשתמש בתואר הספציפי למין, בדוק אם השפה שלך כוללת. יש אנשים שאינם מזוהים כזכרים או כנקבות או כמזוהים מנוגדים. אם אינך יודע או לא בטוח לגבי המצב, תוכל לבחור להשאיר את השפה הספציפית למין לחלוטין בהתכתבות שלך.

ברכות רשמיות

ההמלצה הרשמית הנפוצה ביותר בעסקים היא "יקרים". ניתן להשתמש בהמלצה זו במספר דרכים:

• מר סמית' היקר

• ג 'ון היקרה / ג' יין

• גב 'גברת היקרה. סמית '

• ג 'ון סמית' היקר

איך אתה כתובת השם של הנמען יהיה תלוי רשמית של מכתב העסק ואת הקשר שלך איתה. "יקר" ניתן להשתמש הן באותיות דפוס והן בדואר אלקטרוני, כפי יכול ההצדעה "ל". "שלום" הוא עוד ברכה רשמית. עם זאת, זה בדרך כלל נעשה שימוש בדוא"ל ולא בדואר.

ברכות לא רשמיות

ברכות פחות פורמליות ניתן להשתמש בסביבות עסקיות. עם זאת, בין אם הם מקובלים יהיה תלוי בתרבות של הארגון, מקבל את האות ואת אופי ההודעה.

בארגונים שבהם אין היררכיה רשמית או עסקים קטנים שיש להם רק קומץ עובדים שמכירים אחד את השני היטב, ייתכן שלא יהיה צורך בהמלצות פורמליות. בדרך כלל, בהתכתבות פנימית עם עמיתים או שותפים עם מי אתה מכיר, זה מקובל להשתמש "היי ג 'ון" או "היי ג' יין," במיוחד כאשר מתקשרים באמצעות דוא"ל.

שימו לב כי גם אם תרבות הארגון היא בלתי רשמית, ייתכנו מקרים בהם נדרשת המלצה רשמית, כגון כאשר מדברים עם לקוח חדש או בעל עניין או בעת הגשת מועמדות לעבודה.

פניות לנמען לא ידוע

לפעמים בעת כתיבת מכתב עסקי, ייתכן שלא יודע את שמו של הנמען. במקרה זה, נסה להתקשר לארגון מראש כדי לגלות מי עשוי להיות מסתכל על מכתב העסק שלך, ולשלוח הערה שלך בהתאם. אתה יכול גם לבדוק את אתר האינטרנט של החברה כדי לראות אם אתה יכול למצוא את המידע הזה. אם אתה לא יכול למצוא את שם הנמען, אתה יכול לכתוב מכתב העסק שלך עם ברכות כלליות כגון:

• אדוני היקר או גברתי

• לכל מאן דבעי

• אל מנהל הגיוס

הפניות למספר מקבלי

בעת התמודדות עם מספר רב של נמענים של מכתב העסק שלך, להתאים את ההמלצה לכלול שמות מרובים, כגון כתיבה "ג 'יין היקר וג' ון" או "למר וגברת סמית". אם יש יותר משני שמות לרשימה, אתה רשאי לבחור לוותר על השמות ולהשתמש בברכה כללית כגון:

• קבוצה יקרה

• שלום לכולם

• למחלקת משאבי אנוש

• היקר Blue Sky Corporation

הנחיות לכותרות ספציפיות

עיסוק או חינוך של אדם עשויים לדרוש ממך לטפל בהם בצורה מסוימת ברכה העסק שלך בהתאם הפורמליות של המכתב. באופן כללי, זה חל על אנשי הכמורה, אנשי מקצוע רפואיים, אנשי אקדמיה, אנשי צבא ונבחרי ציבור.

לדוגמה, אם אתה כותב למישהו שיש לו תואר רפואי, השתמש "ד"ר" לפני שם המשפחה שלו, כמו "ד"ר סמית ". כאשר כותבים לפרופסור, שופט, רב, אימאם או כומר, כותבים את השם המלא לפני שם המשפחה שלו, כמו" הכומר סמית היקר ". כאשר כותבים לחברי הצבא, ראוי להשתמש בדרגתם המלאה שם פרטי של ברכה, כמו "סגן גנרל סמית" או "שלום קפטן סמית".

עיצוב ברכה בתוך מכתב עסקי

בעת עיצוב המכתב שלך, תוכל להוסיף נקודתיים או פסיק לאחר ברכתך. המעי הגס הוא בחירה רשמית יותר, בעוד פסיק משמש התכתבות לא רשמית. הפסקה הראשונה של המכתב שלך מתחילה לאחר ההצדעה בשורה הבאה, לדוגמה:

ג'ון היקר, פסקה ראשונה