לאחר האנשים הנכונים להופיע לפגישה העסק שלך יכול לעשות או לשבור את האירוע. כאשר אתם יוצרים הזמנה משכנעת ומקצועית, אתם משכנעים את מזמיני החשיבות של הפגישה, את הצורך בהשתתפותם ואת התועלת להם.
התאם אישית את ההזמנה אם אתה שולח מכתבים בודדים. השתמש החברה letterhead או הלוגו שלך אם אתה דיוור מודפס מראש. להזמנות בדוא"ל, הצג את הלוגו ואת קישורי האתר שלך. כתובת כל אדם לפי שם יש התכתבות מגיעים פקיד בכיר בחברה, להשלים עם חתימה.
להוביל עם משפט פתיחה משכנעת המסביר מה מתרחש ומדוע האדם מוזמן להשתתף. לדוגמה, "המומחיות שלך בתעשייה עושה לך מועמד אידיאלי עבור ועדת ההיגוי החדשה שלנו. אני רוצה להזמין אותך להיפגש ולהתערב עם המניעים והשייקים של הקהילה העסקית שלנו בארוחת צהריים ובהצגה."
להזכיר את בלעדיות של הפגישה, את הנושא שיש לדון או את התוצאות הרצויות של היום. לדוגמה, "הזמנו רק תריסר מנכ"לים מקומיים להיות חלק מהדיון העגול הזה. המטרה שלנו היא סיעור מוחות המלצות עסקיות כדי להעביר את המחוקק המדינה בשנה הבאה על הצרכים הייחודיים של יזמים במדינה שלנו. אנחנו רוצים לשמוע את קולך ".
הערה רמקולים אורחים, ארוחות או הזדמנויות עבודה ברשת שעשויים לפנות לאנשי מקצוע עסוקים. לדוגמה, "נשמע ממועמדים מקומיים שפועלים לתפקיד ומספק תקופה לשאלות ותשובות. אנחנו גם מספקים בראנץ 'קייטרינג ובר קפה."
לכלול את כל הפרטים הרלוונטיים של הפגישה בחלק מודגש או מודגש של המכתב שלך בולטת עבור המוזמן. מידע חיוני כגון תאריך, שעה ומיקום יכול ללכת לאיבוד בגוף של מכתב. שים את כל זה בסעיף אחד לעיון קל.
בקש RSVP לפי תאריך ספציפי, כך שתוכל לתכנן בהתאם. תן למוזמנים מספר דרכים לאשר נוכחות, כגון באמצעות דוא"ל, אתר חברה, כרטיס מודפס מראש או שיחת טלפון.
טיפים
-
בדוק לוחות שנה של קהילה ויומנים מקומיים עבור אירועים מתנגשים לפני תזמון תאריך ושעה. אתה לא רוצה להתחרות עם פונקציה של לשכת המסחר, אירוע מועדון רוטרי או כנס גדול או להראות סחר.
שלח את ההזמנות לפחות חודש מראש עם הודעות תזכורת שבועיים החוצה כדי לתת זמן המשתתפים להוסיף לך את לוח הזמנים שלהם. אם זה מפגש גדול או כנס שבו אנשים צריכים לתכנן נסיעות והתאמות, לתת לפחות שישה חודשים הודעה בכל הזדמנות אפשרית.
