למרות שאנשים רבים מתייחסים לפגישות כאל בזבוז זמן, הם מהווים דרך יעילה לשתף מידע, לעקוב אחר ההתקדמות של פרויקט גדול ולשפר את התקשורת בין חברי הצוות. חשוב שכל המשתתפים יגיעו לפגישה ויגיעו בזמן כדי למנוע עיכובים מיותרים. דרך יעילה להנחות את המעורבים להיות שם בזמן היא לשלוח לכולם תזכורת לפגישה הקרובה כמה ימים לפני זה מתוכנן להתקיים.
שלח אימייל לכל משתתפי הפגישה מספר ימים לפני הפגישה.
הזן את כתובות הדוא"ל של כל מי שצפוי להשתתף בשדה "אל" של תבנית הדוא"ל, ולאחר מכן התחל לחבר את ההודעה.
כלול פרטים חשובים כגון התאריך, השעה והמיקום. ניתן גם לצרף אג 'נדה אם יש אחד. זה יעזור המשתתפים להתכונן לפגישה.
אם הפגישה תהיה כרוכה רק כמה אנשים, אתה יכול להעדיף לשלוח הודעת טקסט לכולם. זה מתריע המשתתפים של הפגישה המתוכננת ושולח פרטים ישירות לטלפונים הסלולריים שלהם. בדרך זו, הם יכולים לבדוק פרטים כגון זמן ומיקום הפגישה בלחיצת כפתור בכל מקום שבו הם נמצאים. (ודא שיש לך את מספר הטלפון הנכון של כולם.הודעות שנשלחו בטעות לקו הקרקע לא יתקבלו).
