איך לכתוב תזכורת של משדר

תזכיר הדו"ח של הדף transmittal פונקציות הרבה כמו מכתב כיסוי resumé. תחשוב על זה כעל המגרש האישי שלך לקורא. כתבו מה הייתם אומרים לנמען אם הייתם מוסרים לו את הדוח באופן אישי, אך תחילה קחו את מחשבותיכם.

לפני שתכתוב, חשוב להצביע על מה שאתה רוצה לומר. זהה את הקהל שלך והעריך את הצרכים והצרכים הספציפיים שלו. שקול את הנקודות האלה בעת ניסוח תזכיר של משדר ושאר הדו"ח או ההצעה שלך.

כתובת תזכיר של transmittal באמצעות תזכיר פשוט עיצוב. אם הארגון שלך משתמש בתבנית תזכיר, השתמש בו. אם לא תשתמש בהגדרה זו כנקודת התחלה:

מזכר

אל: שם הנמען וכותרתו מאת: השם והכותרת תאריך: תאריך הפעלת הדוח שלך נושא: שם דוח

כתוב משפט פתיחה. "הנה הדוח שביקשת לגבי …" למשל. זה לא צריך להיות ארוך. כמה משפטים פשוטים יקבלו את העבודה. השתמש בתבנית בלוק העסק לפסקה זו ולשאר התזכורות. הנח חזרה קשה, או רווח ריק, בין כל פסקה, אך אל תלחץ או תופיע לפני תחילת מקטע חדש.

כתוב פסקה היכרות. תאר את היקף הדו"ח, בדיוק מה זה יכסה ואיך אספת את המידע שלך.

כתוב את גוף התזכיר. הסבר כיצד שימושי הדו"ח יהיה עבור הקורא. הציגו את המסקנות העיקריות שלכם והדגישו ממצאים מעניינים או פרקים בעלי עניין מיוחד לקהל שלכם. כל מידע שיגרום לדוח להיות שימושי יותר או נגיש לקורא שלך יכול להיכלל בסעיף זה. ייתכן אפילו רוצה להציע הצעות למחקר נוסף.

כתוב פסקה סגירה. כתוב הערה קצרה של תודה לקורא שלך ולהכיר כל עזרה גדולה שקיבלת מעמיתים לעבודה. כמו כן, מציעים להבהיר את כל הנקודות או לעשות עבודה נוספת במידת הצורך.

בדוק את המסמך עבור שגיאות כתיב ודקדוק.

יש עמיתה אתה בוטח הוכחה העבודה שלך. עיניה הטריות יתערבו בדיבור מבלבל ובטייפול.

בצע את השינויים הדרושים ושלב את הצעות המגיה שלך.

הכנס את תזכורת השלימה שלך לשאר הדוח. מניחים אותו ישירות לפני תוכן העניינים ולאחר דף השער של הדוח.

טיפים

• רשום את תזכורות ההעברה וחלקי ההקדמה האחרים של הדוח שלך, שכן הם מתייחסים חזרה לשאר המסמך.

אזהרה

מזכרי העברה משמשים רק למסמכים פנימיים. אם הדוח שלך מיועד לקהל חיצוני, כמו לקוח פוטנציאלי, לכתוב מכתב שיגור במקום. המידע יהיה זהה, אבל להשתמש במכתב עסקי formating לכתובת המסמך שלך.