מכתבי העברה, הנקראים גם מכתבי שער, מלווים פקסים ודואר אלקטרוני לתיאור תוכן המסמכים בפקס או הקבצים המצורפים לדואר אלקטרוני. מכתבי העברה גם מבטיחים שהמסמכים ניתנים לאדם הנכון אם הם נשלחים לפקס משותף או לכתובת דוא"ל. מכתבים אלה הם בדרך כלל קצר רק להעביר את המידע הדרוש. בגלל מכתבי transmittal הם סוג של התכתבות עסקית, עליך לפעול לפי סטנדרטים מסוימים לכתוב אחד כראוי.
הקלד את שמך או את שם החברה, כתובתה, מספר הטלפון ופרטים נוספים ליצירת קשר שבראש המסמך, ומצא אותו בצד הימני של הדף. לחלופין, אתה יכול לכתוב את המכתב על נייר מכתבים החברה במקום.
דלג על שורה ורשום את התאריך מתחת למידע שבצד ימין של הדף.
הקלד את שם המקבל, את כתובתו, ואם רלוונטי, מספר החשבון או פרטים מזהים אחרים, בצד שמאל של הדף, שתי שורות למטה מהתאריך.
כתובת המכתב במיוחד למי יקבל את זה. אם אתה לא יודע את שמו של הפרט, לכתוב "אדוני היקר או גברתי" יספיק.
רשום את הסיבה לכתיבת המכתב במשפט הראשון. ציין אם אתה שולח קורות חיים, הצעה עסקית, דוח או מידע על מוצר או שירות.
תן מידע רקע על המסמך שאתה שולח בפסקה השנייה. זה עשוי לכלול תאריכים בהם על הקורא לפעול על סמך המידע הכלול במסמך, או אם המסמך מכיל מספר עמודים, הסבר קצר על הדפים הכלולים. אתה יכול גם להזכיר לקורא של כל שיחות או התכתבויות שהיו לך לגבי המסמך.
תודה לקורא על הזמן שלה בפסקה האחרונה ולבקש ממנה ליצור איתך קשר אם יש לה שאלות.
הקלד את השם, הכותרת ופרטי הקשר שלך, כגון כתובת הדוא"ל או מספר הטלפון שלך, בתחתית הדף. כתוב את החתימה שלך מעל שמך.
