כדי לנהל עסק יעיל, זה חיוני כדי לעקוב אחר הניירת. חוזים. הצעות. חשבוניות. הצעות חוק. רשיונות. אפילו במאה ה -21, כאשר רוב הניירת היא דיגיטלית, ניהול הקבצים עדיין נחוץ כדי לשמור על הפעילות הניהולית שלך פועל בצורה חלקה. רבים מהעקרונות של ניהול מסמכים עסקיים נשארים ללא שינוי, בין אם מערכת הדיגיטלי שלך תיושם במחשב הנייד או בענן.
עקרונות ניהול קבצים
החוק הבסיסי של ניהול קבצים טוב הוא כי המערכת צריכה להקל עליך למצוא מסמכים. אם זה לא, אז זה לא כל שימוש.
מסמך טוב הגשת המערכת, בין אם זה מבוסס על פלדה או ענן, צריך לעשות הגשת פחות משעמם וקשה; אתה לא צריך להשקיע כמה דקות רק להבין איזה קובץ דוח המכירות של חודש נכנס פנימה זה צריך להיות גם קל לאחזר את המידע הרצוי. תיוק טוב אינו תלוי באנשים: אם עוזרו האדמיניסטרטיבי או איש ה- IT נסגר, החלפתם צריכה להיות מסוגלת להבין את המערכת. קטגוריות הקבצים צריכות להיות ברורות וקלות לזיהוי. המערכת צריכה להקל על זיהוי וטיהור של רשומות לא פעילות.
גמישות היא גם חשובה, במיוחד עם תוכנה. מערכת תיוק מסמכים לנעול את העסק שלך לתוך ספק בודד או פלטפורמת מחשב מסוים יכול להוכיח בעיה בהמשך הדרך.
המערכת חייבת גם להיות מסוגל להתמודד עם הצמיחה. קבצים בהכרח לצבור כמו העסק שלך גדל, מוסיף לקוחות חדשים ומרחיבה צוות. מערכת טובה יכולה לטפל בנתונים נוספים ובאחסון מסמכים יותר ממה שאתה מצפה.
היתרונות של ניהול קבצים
ניהול מסמכים עסקיים טוב יכול לייצר יתרונות בטון עבור העסק שלך. הגשה מהירה יותר ואחזור חוסך זמן ועושה את הצוות יעיל ויעיל יותר. אם מערכת מקטינה misfiles, זה יכול לחסוך הרבה זמן ובעיות. זה נכון במיוחד אם אתה הולך לבית המשפט או עוברים ביקורת: אין צורך מסמכים מפתח נוח יכול להוביל לתוצאה אומללה.
מערכת יעילה, מחושב היטב מפחית את מספר הפעמים שיש לך לרכוש ציוד תיוק ואת כמות השטח שאתה צריך לאחסן אותו. זה גם מקל על הרכבת צוות חדש לקובץ.
דיגיטלי ו העתק קשה
באמצעות מערכת ניהול קבצים דיגיטלית יש יתרונות משמעותיים. תיוק דיגיטלי מאפשר לחפש מסמכים לפי מילות מפתח, אשר יכול לספק את הניירת שאתה צריך בזמן מהיר יותר. למערכת טובה יש יתרונות נוספים:
- זה יכול לאחסן מגוון רחב של סוגי מסמכים, כגון קבצי עיבוד תמלילים, הודעות דוא"ל ו- PDF.
- זה מגביל גישה מסמכים סודיים.
- הוא עוקב אחר מי קורא את המסמך.
- אם מישהו מבצע שינויים, תוכל לעקוב אחריהם. במידת הצורך, ניתן לבטל אותם.
- שליטה כאשר ניתן למחוק מסמכים ישנים יותר.
- קל לגשת ולערוך מסמכים עם טלפונים סלולריים והתקנים ניידים אחרים.
מסמכים מסוימים, לעומת זאת, צריך להישאר בהעתקה קשה, גם אם לסרוק ולספרת אותם. תקנות לעתים קרובות דורשים ממך לשמור עותקים של רשיונות העסק והיתרים על הנייר, לא רק במרחב הקיברנטי. מסמכים אחרים שאולי כדאי לשמור על עותק קשיח כוללים דוחות שנתיים, "עושה עסקים" תעודות, תעודות ביטוח ושטרי חוב. בהתאם לקו העבודה שלך ייתכן שיהיו תקנות ספציפיות על אחסון מסמכים אתה צריך להתמודד עם.
מסמכים פיזיים נמצאים בסיכון להרס מן האש, רעידת אדמה, הוריקן או פשוט צינור שובר ושטפונות במשרד. על העסק שלך לנקוט צעדים כדי למנוע זאת:
- מסמכי מסמכים במכלים נקיים, בטוחים, יציבים ויציבים בפני הסביבה.
- ליצור עותקי גיבוי, או דיגיטלי, microfiche או צילומים.
- מצא מקום לאחסון עותקים מחוץ לאתר, כך שאם יש שריפה או אסון אחר, הם לא יעמדו באותו גורל כמו המקור.
- מיקום האחסון הגיבוי שלך צריך להיות אחד שאליו אתה יכול לגשת לאחר אסון. אחד היתרונות של אחסון ענן הוא שאתה יכול לגשת למידע בכל מקום שבו האינטרנט עדיין עובד.
יצירת אינדקס של הרשומות שלך
כדי להפיק את המירב ממערכת תיוק, זה צריך להיות באינדקס יעיל. קטגוריות סטנדרטיות יכולות לכלול מסים, חוזים, התכתבויות של לקוחות, תביעות, חשבונות זכאים וחייבים, לדוגמה. על הנייר ועל הקבצים הדיגיטליים לבצע את אותה ערכת אינדקס. זה יקל על הרכבת עובדים כדי לדעת איפה למצוא ניירת.
כללי סילוק מסמכים
כאשר אתה מתכנן את מערכת ניהול הקבצים שלך, אתה צריך להתפשר על לוח זמנים טוב לשמירת מסמכים או את ההנחיות למשך כמה זמן לשמור קבצים. גם עם מערכת תיוק דיגיטלית, זה חשוב: אם העסק שלך ממשיך הולך וגדל, בסופו של דבר חיפוש אחר "חוזה חומרי גלם" או דומה עשוי להופיע עשרות מסמכים מיושנים.
לוח הזמנים לשמירת מסמכים צריך לשקול הן את הדרישות המשפטיות והן את הדרישות העסקיות. אם יש לך מסמכים הקשורים הצהרת המס שלך, כגון חשבונות כרטיס האשראי מראה רכישות עסקיות, מס הכנסה אומר שאתה צריך לשמור אותם מינימום שלוש שנים לאחר הגשת ההחזר. זה כמה זמן IRS יכול בדרך כלל להסתכל אחורה ולבקר אותך. שמור רשומות מס תעסוקה במשך ארבע שנים ולהמשיך על מנת מחזירה את הטענה כי חוב חוב רע במשך שבע שנים.
כללים שונים חלים על רשומות שונות. ייתכן שיהיה קבצים הקשורים תאימות סביבתית, ניירות ערך הנציבות ניירות, חוקי המדינה הפדרלית בטיחות העבודה ותביעות אפליה. לכל רגולטור יש דרישות משלו. אתה גם צריך מדיניות רשומות עסקיות פשוטות. לדוגמה, אתה לא רוצה למחוק חוזה לפני שתשלים את העבודה שחתמת. אין להרוס רשומות הקשורות להתדיינות משפטית מתמשכת, גם אם לטובת החברה שלך.
זו האחריות שלך, או של מי שמנהל את התוכנית שלך, לדעת איזה רשומות יש לשמור ולכמה זמן. מי מטפל רשומות צריך לדעת מדיניות החברה ולאמן את כל הכפופים להם. עובדים קבועים צריכים לדעת כמה זה, גם. אם, למשל, עובד שולח או מקבל דוא"ל כי צריך להיות בארכיון, הם צריכים הכשרה מספיק כדי לזהות את הצורך.
עבור מסמכים פיזיים, רטוש מספק את הרמה האולטימטיבית של סילוק מאובטח. עבור קבצים דיגיטליים, אתה צריך נהלים למחוק אותם מעבר לשחזור. שמור על מעקב אחר דוחות אשר רשומות יש לך להיפטר וכאשר הרסת אותם.
בטיחות ופרטיות
פריצות ענקיות והפרות נתונים הן עובדה שגרתית של חיי המאה ה -21. זה לא אומר שהם טריוויאליים: הפרת נתונים עלולה לפגוע במוניטין שלך, לעלות לך כסף או להפעיל גל של תביעות או קנסות. גם מידע דולף בתוך החברה יכול לגרום צרות. מספר חוקים פדרליים מחייבים אותך לשמור על סודיות המידע הרפואי של העובד, למשל. אם עובדים אחרים יכולים לגשת רשומות חסוי, אתה יכול להיות בעולם של כאב משפטי.
כחלק מהקמת מערכת ניהול הקבצים, עליך ליישם מדיניות אבטחה ופרטיות. היכולת של העובד לראות מסמכים צריכה להיות על בסיס צורך. הגישה צריכה להיות מבוססת על מערכת הרשאה, ולא רק אמון העובדים לא להסתכל על מסמכים מסווגים.
זה נפוץ לשתף מסמכים מקוונים כאשר עובדים מרובים עובדים על אותו פרוייקט. זה פותח עוד חלון של פגיעות עבור מידע סודי לצאת. הצפנת קבצים או שימוש במערכת שיתוף קבצים כגון Dropbox יכולים לסייע במניעת דליפות.
זוהי סיבה נוספת לגרוס או למחוק קבצים ישנים, לא נחוצים. גם אם הם לא משתמשים לעסק שלך, הם עשויים להיות מידע סודי על עובדים לשעבר או לקוחות שלא יעריכו את זה לצאת.
לא משנה מה הכללים שאתה מקבל, זה הכרחי כדי לאמן את כל העובדים לא רק כיצד קובץ ולאחזר נתונים, אלא גם כללי סודיות ואת לוח הזמנים שימור רשומות.
