כיצד לארגן סמינר

אם אתה דובר, יועץ או מחנך, סמינרים עשויים להיות העסק שלך. אם אתה בעל עסק אחר, סמינרים עשויים להיות אחת השיטות הטובות ביותר עבורך כדי לשווק את העסק שלך. לא משנה מה הסיבות שלך לארגון סמינר, הצעדים הבסיסיים אותו יש לעקוב אחר כדי ליצור אירוע שפועל בצורה חלקה ומרשים את המשתתפים שלך.

בחר את הנושא שלך. אם אתה יועץ או דובר, סביר להניח כי התבקשת לדבר עם קבוצה על נושא מסוים. אם אתה בעל עסק לארגון סמינר כדי לקדם את העסק שלך, אתה צריך לבחור נושא אשר יפנה ללקוח היעד שלך. לדוגמה, עורך דין רשאי לארגן סמינר חינם לציבור על תכנון הנדל"ן.

בחר את המקום שלך. נסה להעריך את מספר המשתתפים יהיה לך לבחור מקום שיהיה מקום מספיק לכולם לשבת בנוחות. אתה גם צריך לקחת את המחיר בחשבון בעת ​​בחירת מקום. כמה מקומות יכול להיות דמי השכירות של החדר כמה מאות או אפילו אלפי דולרים, בעוד אחרים הם הרבה יותר סביר. בתי מלון יש לעתים קרובות משתה חדרים שבהם עסקים לעתים קרובות להחזיק כנסים, כך זה יכול להיות מקום טוב להתחיל בחיפוש עבור מיקום.

צור הזמנות בדואר. בהתאם לגודל ואת הפורמליות של האירוע שלך, ההזמנות שלך יכול לנוע בין מסמך פשוט שנוצר ב- Microsoft Word עיצוב מפואר שנוצר על ידי מעצב מקצועי. שלח את ההזמנות שלך מספר שבועות מראש כדי לאפשר למשתתפים זמן לתכנן להשתתף. לא לשלוח את ההזמנות עד כה מראש, כי הם עשויים לשכוח לפני תאריך הסמינר בפועל מגיע, עם זאת. תוכל גם לשלוח את ההזמנות שלך בדוא"ל, אך זכור שהן עשויות בסופו של דבר בתיקיות דואר זבל של מספר נמענים.

להחליט אם תציע ארוחת צהריים או כיבוד קל. אם הסמינר שלך פועל במשך כמה שעות, זה מגע נחמד יש כיבוד קל זמין. אם הסמינר שלך מתחיל מוקדם בבוקר או רץ על שעת הצהריים, מתן ארוחת צהריים מומלץ. במקומות מסוימים יש דרישה כי אתה לנצל את השירותים של הקפה שלהם בבית כאשר מחזיק אירוע במתקן. הקפד לדעת את הכללים של החוזה שלך לפני שאתה מזמין כיבוד.

צור את חומרי המצגת שלך. צור עותקים של דפי מידע, או הדפס אותם במדפסת מקצועית. סביר להניח שתרצה ליצור מצגת PowerPoint כך שתהיה לך הפניה חזותית כאשר אתה או הדובר שלך מציגים חומר. תוכל ליצור בקלות מידע עבור המשתתפים שלך על ידי בחירת "דפי מידע" תחת אפשרויות הדפסה. הקפד לבחור שלושה לעמוד, והמשתתפים שלך יוכלו לרשום הערות ישירות על דפי המידע שלהם.

כמה ימים לפני האירוע, לסיים את מספר המשתתפים שלך מבוסס על RSVPs שלך. אם תבחר, תוכל להתקשר לאנשים אחרים שהזמנת כדי להזכיר להם את האירוע שלך ולתת להם הזדמנות אחרונה אחת להירשם. השאירו הודעה לכל מי שאינכם מגיעים אליו, אם אפשר, ומדריכים אותם להתקשר אליכם בהקדם האפשרי אם הם מתכוונים להשתתף.

צור גיליון כניסה ותגיות שם. זה נחמד עבור משתתפי הסמינר כדי להיות מסוגל לפגוש אנשים אחרים ומיד לראות את השם שלהם ומניין הם. זה מבטל כמה רגשות לא נוחים לאנשים כאשר הם מציגים את עצמם לאנשים חדשים. דף כניסה יהיה שימושי אם אתם מתכננים להציע כל סוג של חינוך המשך זיכויים למשתתפים שלך, או אם אתה פשוט רוצה לשמור על קשר עם המשתתפים שלך לאחר הסמינר. אתה יכול לבקש את השמות, כתובות, מספרי טלפון וכתובות דוא"ל. זה חכם להציע קופסה הם יכולים לבדוק אם הם לא רוצים לקבל תקשורת נוספת ממך.

צור מנות עבור כל הגדרת טבלה. ייתכן שתרצה לכלול חוברות וחומרי קידום מכירות נוספים על העסק שלך. אתה גם רוצה לספק משהו עבור המשתתפים שלך לכתוב על עט ועליו לכתוב איתם. אם אין לך את הפריטים האלה עם הלוגו של העסק שלך על, מקום שבו אתה מחזיק את האירוע שלך עשויים להיות עטים ו pads שהם יהיו שמחים לספק.

אשר פרטים עם איש הקשר שלך בארוע שלך כמה ימים לפני האירוע. אתה צריך גם לאשר ספירת הראש הסופי עם קייטרינג שלך אם אתה נתקל אוכל catered. הקפד לתת קייטרינג שלך יודע אם תצטרך אותם כדי לספק מוצרי נייר, כגון צלחות, מפיות או כוסות. לבצע כל סידורי התשלום הדרושים. כמה המקומות קייטרינג דורשים תשלום מראש, בעוד שאחרים שמחים לאסוף כסף ביום האירוע שלך.

הגדר את המקום שלך יום לפני או בבוקר של האירוע שלך. אתה רוצה להיות בטוח כי הצוות שלך מקום יש את החדר להגדיר את הדרך שבה ביקשת. אתה גם רוצה לשים את מנות וחומרים אחרים בכל הגדרה מקום לפני האורחים שלך מגיעים. להסתובב בחדר ולוודא שלכל אחד תהיה תצוגה ברורה של לך או הדובר שלך בחלק הקדמי של החדר.

תוכנית לעצמך או נציג מהחברה שלך להיות נוכח כאשר האורחים הראשונים יתחילו להגיע ביום האירוע שלך. אתה רוצה לברך אנשים להפנות אותם לגליון הכניסה, את המיקום של השירותים וכיבוד.

טיפים

• נסה להישאר מאורגן ככל האפשר בעת תכנון הסמינר שלך. פרטים קטנים יכולים נוטים להציף אותך, וככל שאתה מאורגן אתה מוביל לאירוע, יותר חלקה זה יפעל ביום הגדול.

אזהרה

תמיד יהיו לך כמה משתתפים שהזמינו מושב בסמינר שלך שלא יופיעו ביום האירוע. חירום להתעורר או בעיות אחרות להתרחש למנוע כמה אנשים ממש בא. אל תיתן לזה להטריד אותך. רוב הסיכויים, יהיו אחד או שניים אנשים אשר מופיעים ברגע האחרון ולשאול אם הם עדיין יכולים להשתתף.