אין כללים קשיחים ומהירים בעת כתיבתם למספר אנשים המרכיבים את מועצת המנהלים, מה שאומר שיש לך מספר אפשרויות להתייחסות למכתב שלך. בדרך כלל, תוכל להכין אות אחת כאשר הלוח הוא כל כך גדול זה הופך להיות מסורבל לכתוב כל מנהל בנפרד. עבור לוחות קטנים יותר, אתה יכול לכתוב מכתב נפרד עבור כל אדם להשתמש "עותק פחמן" סימון כדי להפנות את הנמענים האחרים.
בעת כתיבה ללוח גדול
כאשר מועצת המנהלים מורכבת מחמישה אנשים או יותר - מספר זה הוא הנחיות, לא כלל - מקובל להכין מכתב אחד שמועבר ללוח כקבוצה ושלח בדואר לחברה שבה הם שולטים. הנה דוגמה:
דירקטוריון
ABC נכס Corporation
רחוב סיטי 123
סן פרנסיסקו, קליפורניה 94105
ההמלצה שלך צריכה לקרוא "מועצת המנהלים היקרה" או "חברים יקרים של מועצת המנהלים:" ואחריו נקודתיים, לא פסיק. אם אתה בעל עסק או חבר מועצת המנהלים, זה מקובל להשתמש ב"המלצה היקרה "או" Dear all:"
שימוש בלוק חלוקה
מאז לוחות רבים נפגשים לעתים רחוקות, אולי פעם בחודש או כך, ייתכן שתרצה לשלוח עותק של מכתב הקבוצה לכל חבר מועצת המנהלים הפרט בבית או כתובת העסק הקבוע שלהם. זה מבטיח כי המכתב שלך הוא קרא ויכול להיות מופעלת מראש של הפגישה הבאה מועצת המנהלים. כדי להשיג זאת, כתוב בלוק הפצה בסוף המכתב המפרט את שמו וכתובתו של כל חבר דירקטוריון. הדפס מספר עותקים של המכתב ושלח עותק לכל אדם ברשימת התפוצה.
בעת כתיבה ללוח קטן
כאשר אתה פונה מועצת המנהלים קטן יותר - למשל, עם שלושה או ארבעה דירקטורים - אתה צריך רשימה כל נמען בשמו. גוש הכתובות שלך נראה כעת כך:
גב 'רובין בירץ', יו"ר
מר ג'ק סלאם, מנהל
ד"ר אוליביה בלאור, מנהלת
ABC נכס תאגיד מועצת המנהלים
רחוב סיטי 123
סן פרנסיסקו, קליפורניה 94105
בברכה שלך יש לציין את שמות הדירקטורים באותו סדר כמו הכתובת: "גב 'בירץ' היקרה, מר חסלם וד"ר מפוח:" זה בסדר להשתמש בשמות פרטיים אם אתה מכיר את הנמענים היטב וזה הרגיל שלך מצב התקשורת. כללי התנהגות מחייבים אותך לשלוח מכתב נפרד לכל אדם, כדי להדפיס ולהחתים עותק מקורי של האות ומעטפה עבור כל נמען.
שימוש בסימון CC
היכן שהדירקטורים ממוקמים בכתובות שונות, הגיוני לכתוב מכתב נפרד לכל נמען. הנה, אתה צריך להשתמש "עותק מחווה" או "פחמן להעתיק" סימון לתת כל נמען יודע מי עוד קיבל את המכתב. לעשות זאת על ידי הוספת האותיות "cc:" ולאחר מכן את שמות הנמענים האחרים בתחתית המכתב, מיד מתחת לחתימה שלך ואת השם המודפס. הנה דוגמה לעיצוב:
גב 'רובין בירץ', יו"ר
ABC נכס תאגיד מועצת המנהלים
רחוב סיטי 123
סן פרנסיסקו, קליפורניה 94105
גב 'בירץ' היקרה:
מכתב
בכנות, השם שלך
CC: מר ג'ק האסלאם, ד"ר אוליביה Blower
אתה תטפל במכתב השני שלך ל"מר ג'ק הסלאם" ל"גברת רובין בירץ' וד"ר אוליביה בלאואר", וכן הלאה. זה רעיון טוב להגיה את כל העותקים שלך כדי לוודא שכללת את הנמען הנכון ואת שמות עותק באדיבות.
