כתיבת מכתב רשמי לדירקטוריון יכולה להיות תהליך מאיים. זוהי ההזדמנות שלך לקבל את דעתך שמעו על ידי אלה האחראים, ולכן חשוב לעקוב אחר התהליך הרשמי. אבל אין טעם לקבל את העיצוב נכון אם חסר תוכן או את האות יש שגיאות דקדוק.
לפני תחילת מכתב אל מועצת המנהלים
במקביל לדירקטוריון, יודע מה אתה רוצה להגיד. מה המוטיבציה שלך? מה אתה רוצה להשיג? מכתב תלונה צריך טקט שונה לגמרי, למשל, מכתב המבקשים מימון לפרויקט.
קח זמן כדי להפוך כמה הערות. לרשום מה להגיד ולמה זה חשוב לך. זה האחרון לא יכול לעשות את זה לתוך המכתב, אבל זה עשוי לעזור לך להישאר ממוקד וממוין. האם יש תיעוד שעליך להתייחס אליו, ראיות או נתונים סטטיסטיים שברצונך לשתף? הכן אותם ורשום לעצמך מדוע הם רלוונטיים.
עריכת המכתב
ראשית, לארגן את ההערות שלך. מהי הנקודה הגדולה ביותר ביחס למה אתה כותב? אילו אלמנטים תומכים בנקודה זו? לשים אותם בסדר. זה בעצם המתאר שלך, אז עכשיו אתה טוב ללכת.
אנשים רבים נאבקים עם תחילת מכתב, חושב שהם צריכים להיות שנון מן get-go, אבל ברור יותר חשוב. תגיד את כל מה שאתה צריך להגיד, ואז לשפר להדק אותו בעת עריכת. כדי להתחיל, כתובת "היושב ראש היקר סמית וחברי מועצת המנהלים" ולאחר מכן לפתוח עם "אני כותב ל …", ואז לצטט סיבה כוללת שלך לכתיבה.
בצע את הפתיחה עם נקודת התמיכה העיקרית ולכתוב כמה פסקאות תמציתיות הכוללות את כל הבעיות שציינת קודם לכן.
זכור, זה עסק ואנשים אלה יש הרבה על הצלחת שלהם. אל תהיה פרחוני או doting או ארוך מתפתל. להגיע לנקודה, להיות מנומס על זה בכבוד לחתום.
חשיבותה של עריכה
במציאות, כתיבת מועצת המנהלים אינה שונה בהרבה מכתיבת כל מכתב עסקי רשמי, אלא שהוא שייך לקבוצה של אנשים, וייתכן שרכב עליה יותר, תלוי במה שאתה כותב.
רוב האנשים over-stress על כתיבה, כאשר החלק החשוב ביותר, באמת, הוא עורך. תמיד לקחת הפסקה לאחר כתיבת משהו, אז הראש שלך מנקה ואתה חוזר עם עיניים טריות.
קח לפחות שלושה מעברי עריכה. חפש טעויות דקדוק, מילים מיותרות ונימה מזדמנת מדי. אנשים לעתים קרובות טועים להיות תמציתית עם להיות גס, אבל כתיבה תמציתית היא חזקה עד כדי כך, הן התכונות שמשחקים היטב התכתבות עסקית.
ובכל זאת, להיות מכובד קצת דתי, אבל לא להשתכשך או להניח משהו על עבה מדי.
דע את מטרתך
כאמור, חשוב לדעת למה אתה כותב. ייתכן כי שלוש האותיות הנפוצות ביותר שתצטרך לכתוב הן לבקש משהו, להתפטר או לקבל הזדמנות.
פרישה: כאשר להתפטר מחברה, פרוייקט או אפילו את הלוח עצמו, המדינה אתה אסיר תודה היתה לך את ההזדמנות. הסבר, במשפט אחד רצוי, מדוע אתה מתפטר - מסיבות אישיות, כדי לחקור הזדמנות חדשה, כי אתה משתוקק לשינוי - ללא שיתוף פרטים. שמור את זה קצר ומקצועי. אם אתה יכול, להציע להיות זמין אם יש צורך בעתיד.
קבלת: זה יכול להיות פסקה אחת ואחריו הצהרה של הכרת תודה. תגיד שאתה גאה לקבל את ההזדמנות, אתה מצפה לתרום ואתה אסיר תודה על האמונה של מועצת המנהלים. אין להתעכב על פרויקטים או כוונות; זה מה הם חוזים.
מבקש: מיד, ציין את מה שאתה מבקש. הסבר מדוע. אם יש לך ראיות תומכות למה הבקשה תקפה, ואז לתעד את זה בקצרה. הימנע הבטחות של ביצועים או תוצאה, כמו אלה יש לציין רק חוזה או פרויקט לוח זמנים, שבו יש לך יכולת משא ומתן. תודה להם על השיקול שלהם להציע להיות זמין אם יש להם שאלות או דורשים הבהרה.
