כיצד להקצות פעילות פגישה פריטים זה נעשה

כל מפגש או פרויקט מוצלח יותר אם משימות מוקצות במהלך הפגישה הושלמה מחוץ לפגישה. על ידי ביצוע נוסחה פשוטה של 3W (מה, מי, ומתי) עבור פעולות הפגישה, את הסיכויים של עבודה פרודוקטיבית נעשה מחוץ לזמן הפגישה ועל הזמן הם גדלו. הקצאת פעולה נכונה יכולה להפחית את הבעיות הקשורות למעקב. מטלת פעולה טובה תסייע בבדיקת רעיונות ופתרונות טובים לבעיות, וכן ביישום כל ההחלטות שנעשו במהלך הפגישה.

פריטים שתצטרך

נייר או לוח סמן
עט או יבש למחוק סמנים

לפני סגירת הפגישה, לאמת את כל הפעולות שזוהו במהלך הפגישה ולקבוע אם יש צורך במשימות נוספות גם כן. התחל עם מה הם פעולות. שאל את הקבוצה "מה הן הפעולות שאנחנו צריכים לעשות כדי להשיג תוצאות פרוייקט גדול?" זה עוזר לקבוצה להבין מה צריך לעשות ולמה זה חשוב לפרויקט או לצוות. בניסוח הפעולה פריט, הקפד להשתמש פעלים פעולה ולהיות מוכנים לספק כמה פרטים על מה הוא הכרחי כדי לשקול את הפעולה הושלמה כראוי.

לאחר מכן לעבור למי יעשה כל פעולה על ידי שואל את הקבוצה "מי הם האנשים הטובים ביותר לעשות את הפעולות האלה?" כל פעולה חייבת להינתן למישהו או שזה לא ייעשה. זה מי הוא צוות או חבר הפרויקט מסכים להיות אחראי וחשבון על כל הפעילויות הנדרשות כדי לבצע את הפעולה שהוקצו. ניתן לייחס את הפעולה לאדם המתאים ביותר או לצוות משנה, או שמישהו בישיבה עשוי להתנדב לבצע את הפעולה. אם הפעולה מוקצה למישהו מחוץ לפגישה, אדם בפגישה צריך להיות אחראי על הסברת הפעולה שהוקצתה לאדם שלא בפגישה.

לעשות את החלק לפני לפני העברת את הפעולות על מנת לדחות פגישה. שאל את הקבוצה "מתי פעולות אלה עקב כדי שנוכל לסיים את הפרויקטים שלנו בזמן?" תאריך היעד עבור כל פעולה צריך להיות תאריך לוח שנה בפועל, כאשר הפעולה חייבת להיעשות עבור הצוות או הפרויקט כדי לבצע את עבודתם. זה אף פעם לא צריך להיות ריק או כתוב כמו ASAP כי תאריך מבטח מישהו אחראי על ביצוע הפעולה בזמן. על ידי הקצאת תאריך, אדם לוקח את הפעולה יוכלו לתזמן את המשימה החדשה עם העבודה שלהם אחרים ולהיות מסוגלים לקבוע אם ייתכן שיש סיבה חוקית מדוע הפעולה לא ניתן להשלים על ידי התאריך הרצוי של הקבוצה לפני זה גם מאוחר.

לאחר הפגישה, מניחים את הפעולות 3W בפגישה רשומות ולהפיץ לכל מי שנכח בפגישה או שקיבל פעולה. מסמך זה את כל הפעולות ומי אחראי וכן בעת ביצוע פעולות.