מחלקות חשבונאות בדרך כלל "לסגור" את הספרים בסוף התקופה החשבונאית, בדרך כלל חודשי. סגירת רבעונים וסוף השנה משמעותיים במיוחד, שכן תקופות אלה מייצגות גם מועדי דיווח של ועדת ניירות ערך ודיווח על חברות ציבוריות. דוחות כספיים נוצרים בתקופות רבעון וסוף שנה לשימוש על ידי ההנהלה ובעלי המניות כדי לקחת את הדופק של החברה. כאשר חשבונות "קרובים" תלוי באופי של המערכת החשבונאית בשימוש וסוג החשבון.
סגירת חשבונות
בתום כל תקופה חשבונאית עובדים רואי החשבון על סגירת החשבונות הזמניים לתקופה. כל חשבון מזין את ספר החשבונות הראשי שבו חשבונות קבוע או אמיתי נשמרים. חשבונות ריאליים הם אלה המוגדרים על ידי מה שמופיע במאזן: נכסים, התחייבויות והון עצמי. חשבונות אלה אינם נסגרים לעולם, שכן יתרותיהם מועברות לתקופה הבאה. חשבונות זמניים מתחילים עם יתרה אפס כל חודש לאחר סגירה.
הפצה, הכנסות והוצאות
חשבונות הפצה, הכנסות והוצאות הם חשבונות המשמשים לאיסוף מידע לאורך התקופה שסגירתו הסופית לחודש נסגרת לחשבון הקבע המתאים. כל אחד מחשבונות אלה מתחיל עם יתרות אפס בתחילת החודש, ולאחר העברת הפעילות החודשית בצורה של מספר, צצים במהלך הסגירה. חשבונות ההכנסות כוללים את כל ההכנסות שנוצרו בתקופה הספציפית. חשבונות הוצאות כוללים את כל ההוצאות השונות המסווגות באופן עצמאי, כגון שכר דירה, שירותים, שכר ועוד. חשבונות הפצה עוסקים בהפצות לבעלי המניות ונחשבים לחשבונות "דוח רווח והפסד".
חשבונות הפצה
חשבון הפצה מייצג את פעילות החלוקות שבוצעו במהלך החודש. זה עשוי לכלול תשלומים הון עצמי לבעלי המניות או דיבידנדים לבעלי המניות. חשבונות הפצה קרובים לחשבון העודפים. הפעילות החודשית נתפסת בחשבון הפצה ומוזנת לחשבון העודפים בתום התקופה החשבונאית. חשבון ההפצה (ניתן לקרוא לכל שם, בהתאם למערכת החשבונאית של החברה) מתחיל את החודש עם יתרת אפס. אם אין פעילות בחודש, שום דבר לא מועבר. אם קיימת פעילות, היתרה הסופית מעבירה לחשבון העודפים.
רווחים שמורים
חשבון העודפים מייצג הון עצמי המוחזק על ידי בעלי מניות של חברה. זהו חשבון קבוע החל בזמן הקמת החברה וכולל את הרווחים המצטברים של החברה מופחת על ידי כל תשלום עבור שותפים ובעלי המניות. מדי חודש מתקרבת התפלגות תשלומי ההון בחשבון זה. היתרה בחשבון זה היא מה שהרווחתה החברה, אך עדיין לא שולמה לבעלי המניות. בעלי המניות עשויים לבחור שלא לקבל תשלומי דיבידנד, והם עשויים לאפשר ערך המניות שלהם להגדיל במקום. חשבון העודפים מתבצע על פני שנה משנה, ויתרת האשראי בחשבון זה מאפשרת לחברה למקם את עצמה כלכלית כדי לעמוד בעלויות העלויות של עשיית עסקים.
