דירקטוריון, כמו כל קבוצת עבודה, זקוק לזמן ולמידע כדי לקלוט ולשקול רעיון חדש. בין אם אתה ראש מחלקה, מתנדב, יועץ או חבר מועצת המנהלים, כמה הנחיות בסיסיות חלים בעת הצגת רעיון חדש. מתן מצגת תמציתית, הצבת שאלות אפשריות, מתן מידע מספיק כדי לאפשר קבלת החלטות ולהגיב מיד על חששות יכול לעשות את ההבדל בין קבלה ודחייה של ההצעה שלך.
ארגן את המידע באופן תמציתי ככל האפשר. משמעות הדבר היא לספק סקירה כללית או תקציר גיליון בחלק העליון של החומרים שלך, אשר מאפשר חברי מועצת המנהלים לתפוס את הרעיון החדש ואת הדחף של המצגת שלך בקריאה אחת קצרה. התוכנית העסקית המוצגת ב- Planware.org מציעה דוגמאות לדוגמאות עיקריות שיכולות להוות את גיליון הסיכום שלך (ראה משאבים). להתאים אותם כדי להמחיש את הרעיון המוצע שלך ואת תוכנית ההתקפה. התאמה אישית של המתאר המלא כדי להתאים את הפרטים של הגישה שלך. עם סיכום של עמוד אחד ומתאר דו-שלבי, סיפקת בפני חברי הדירקטוריון סקירה מלאה על הבעיה, על המחקר ועל הפתרונות המוצעים לך. החומרים הבאים יכולים להרחיב בנושאים לפי סדר הסיכום שלך. זה מאפשר לקוראים לתפוס את הרעיון המלא בקריאה קצרה וגם יעזור לארגן את המצגת שלך כדי להתאים את הזמן שהוקצה על ידי הלוח. אם ניתן מספר דקות, עיין בסיכום; עם זמן רב יותר, לסקור את המתאר. עם הרבה זמן, אתה מוכן להתמודד עם בעיות ספציפיות בפירוט. זה מראה גם את היכולת לעבוד בשיתוף פעולה שלך ואת הכבוד שלך עבור עסקים אחרים הלוח צריך לנהל.
להציג רעיונות במגוון צורות. מאמן הדוברות הציבוריות, פטרישיה פריפ, מספר כי אנשים זוכרים מה הם שומעים, אך רוב האנשים זוכרים מה הם רואים. אם הרעיון שלך כולל הקצאה מחדש של משאבים, צוות נוסף או שיפור בנתח השוק, שקול להציג מידע זה בתמציתיות עם גרפים, תרשימים ודיאגרמות. תוכנות כגון Microsoft PowerPoint או מגוון התוכניות הגרפיות המפורטות ב- Pure-Mac מאפשרות להציג מידע גרפי בצורה מלוטשת (ראה משאבים). לספק תמיכה הדפסה עבור גרפיקה, כך חברי מועצת המנהלים יכולים לבדוק גרפים ותרשימים מאוחר יותר.
צפי וענה על שאלות לוגיות בחומרי המצגת שלך. ספק הערכות מחיר, מדגמי אימון לדוגמה או נתונים אחרים כדי לתמוך בהצלחות הצפויות של הרעיון שלך. בתחום זה, שאלות הצפויות הוא שונה מאוד בהגנה על הרעיון שלך מפני התקפה. הימנע אסטרטגיות הגנתי כגון להעיר כי אנשים רבים חושבים שהרעיון לא יעבוד או סיווג שאלות הגיוניות כמו התנגדויות.
להגיב על שאלות לא צפויות מיד. מודה לשואל על התובנה שלו ולהודות כי אין לך את כל הנתונים או הפרטים בתחום זה יכול להיות מלווה הבטחה לקבל תשובות בתוך שבוע או מסגרת זמן הגיוני אחרים. עקוב אחר ולפגוש את המועד האחרון. ליידע את כל חברי מועצת המנהלים של התשובות, לא רק את השואל. זה מראה את היענות לחששות שלך ואת הרצון לתקשר ביעילות.
היכונו להגיב גמיש להצעות. לזהות אזורים שבהם הרעיון שלך יכול להיות שונה בקלות באזורים שבהם זה יהיה קשה.זה מעמיד אותך צעד קדימה בתגובה להתנגדויות או חששות.
לספק מידע תומך מספיק כדי לאפשר קבלת החלטות. במיוחד עם רעיונות חדשים, חברי מועצת המנהלים ירצו לסקור מידע בקצב שלהם לפני ביצוע התחייבות. תהליך סקירה זה עשוי להניב שאלות או חששות נוספים. חומרים צריכים להציע ביטוי מלא של הרעיון שלך מבלי להיות כל כך מוחץ כי הם לעכב את תהליך קבלת ההחלטות. לדוגמה, הקוראים זקוקים לשלוש אומדני העלות שקיבלת, יחד עם שמות החברה של מנצחי הסקר האפשריים; אבל בשלב זה, הם אינם מוכנים לחדור דרך מגוון רחב של שאלות שהסקרים עשויים להכיל או התכתובת המפורטת שלך עם כל מנצח. פסקה קצרה על ההצלחה שלהם ואת מסגרת הזמן היא נאותה; היסטוריה מפורטת של כל חברה מקבל בדרך של החלטה בסיסית על האם או לא לערוך סקר.
סיים את המצגת על ידי תודה ללוח על שהקדשת זמן לשקול את הרעיון שלך, ללא קשר לתגובה הראשונית שלו. עם מזל, תוכל לחזור עם רעיונות נוספים יהיה שמח על קבלת פנים חמה.
