הצעות החוזה הן חלק בלתי נפרד מתהליך הענקת חוזים פרטיים או פרטיים לחברות מוכשרות. חברות, סוכנויות ויחידים לפרסם פרויקטים שהם צריכים לעשות על ידי פרסום הדרישות ופתיחת תהליך למתן הצעות. הקבלנים שיכולים לעמוד בדרישות העבודה להגיש הצעות חוזה מתאר כיצד הם מציעים כדי להשלים את הפרויקט ובאיזה מחיר. לאחר תקופת ההצעה, החוזה מוענק למציע הנמוך ביותר. הצעות חוזה יכול לכסות מגוון רחב של שירותים, כולל עבודות בנייה, ספקים, חשמל, אינסטלציה ופרויקטים ציבוריים. החוזה הגדול ביותר הצעות החוזה הם הפדרלי, המדינה וממשלות מקומיות שבו הצעות החוזה נדרש בדרך כלל על פי החוק.
פונקציה
הפונקציה של הצעת החוזה היא לספק חוזה הוגן מתן תהליך. הצעות חוזה מאפשרים לכל חברה אשר יכול לענות על הדרישות של החברה או סוכנות המציעה את החוזה הזדמנות לנסות לנחות את העבודה מבלי לדאוג מודעת או פרקטיקות תחרותיות לא הוגנות. הצעות חוזה גם לאפשר למישהו המבקש קבלן כדי לעשות את העבודה במחיר הנמוך ביותר האפשרי. זה מעודד תחרות, שהיא חיונית בכלכלת שוק פתוח. לגבי המדינה חוזים פדרליים, התהליך מסייע לשמור על הענקת החוזים בעין הציבור ולשמור דולרים משלמי המסים.
סוגים
הצעות חוזה נועדו לענות על הדרישות של שלושה סוגים בסיסיים של הצעות הצעות חוזה. כמה הצעות חוזים סגורות ואחרים פתוחים לתיקון. שלושת סוגי הצעות החוזה הם: הזמנות עבור הצעות (IFP) ידועים גם הצעות אטום משמשים בדרך כלל על ידי חברות או סוכנויות מחפש ספקי האספקה או שירותי בנייה. הצעת ה - IFP מכילה את תנאי החוזה ומציעים חייבים לעמוד בדרישות אלה על מנת להיות זכאים לתמורה. הצעות מחיר מסוגים אלה נחתמות מיד עם הגשתן ולא ניתן לשנותן במהלך תהליך הגשת ההצעות או לאחריו. העדר משא ומתן הופך את זה בצורה תחרותית ביותר של הצעות חוזה שבו בעל החוזה שומר על שליטה הדוקה על כל התהליך. בקשה להצעת מחיר (RFQ) דומה ל- IFP שבו מפרט החוזה מתואר ביסודיות בהצעה. עם זאת, RFQ, מציעים למציעים חוזה להיפגש עם החברה או סוכנות לפני הגשת הצעה לשאול שאלות או לדון בנושאים שונים. הצעות מחיר אלו פתוחות לפעמים לתיקון ולשינוי לאחר שליחתן. בקשה להצעה (RFP) היא הצעה חוזה המשמש בדרך כלל עבור שירות מיוחד שבו קשה עבור בעל חוזה לאמוד סכום דולר מסוים. החברה או הסוכנות המציעה את החוזה נותן מושג כללי על השירותים שהוא מחפש בהצעה הראשונית שלו. בדרך כלל נדרשים מבקשי החוזה להשתתף בפגישות טרום-מכרז, שבהן דרישות החוזה נדונות ומוגדרות עוד יותר. המציע מגיש הצעה, הכוללת את המפרט לפרויקט והם קובעים את הסכום הדולרי. הצעות חוזי RFP הם לעתים קרובות פתוח עבור renegotiation במהלך תהליך החוזה ולאחר החוזה הוענק.
מסגרת זמן
רוב ההליכים הצעות החוזה כרוך מסגרת זמן שיכול להימשך כמה שבועות עד כמה חודשים. הליך ההצעות הרגיל פועל כדלקמן: 1. ההצעה ההצעה מפורסם בפומבי, בדרך כלל גם בעיתונים או באתר אינטרנט. ניתן לפרסם את ההצעות במשך שבוע או עד חודש. ההצעה מכילה את מפרט החוזה ומספקת הדרכה כיצד להשיג חבילת הצעה. 2. חברות להגיש הצעות הצעת החוזה שלהם. לפעמים, נדרשת ועידה טרום מכרז שבה שני הצדדים יכולים להיפגש ולדון בפרטי החוזה. 3. ההצעות נפתחות בתאריך שנקבע מראש. הם קוראים את ההצעה כי הכי קרוב עומד בדרישות ההצעה במחיר הנמוך ביותר הוא הוענק החוזה. הזוכה במכרז הוא הודיע בדרך כלל בדרך כלל באמצעות חוזה חוזה אות.
שיקולים
ישנם דברים חשובים רבים שיש לקחת בחשבון כאשר בהצבת הצעת מחיר ליצירת קשר. הדבר הראשון שיש לקחת בחשבון הוא כיצד פרופיל החברה של המציע מתאים לצרכי הלקוח הפוטנציאלי. לדוגמה, רוב סוכנויות ממשלתיות פדרליות המדינה לשקול הצעות שהונחו על ידי חברות בבעלות נשים או מיעוטים לפני המתמודדים האחרים. הם גם לוקחים בחשבון חברות עם חברות מיעוט גדולות וחברות מאזורים גיאוגרפיים שנקבעו אזורי פיתוח כלכלי. דברים נוספים שיש לקחת בחשבון בעת ביצוע הצעת מחיר כוללים: ציוד שעשוי להיות שנרכש או את ערך הפחת על ציוד שכבר בבעלות, לוחות זמנים לתשלום, עלות העבודה כולל שכר, מסים והטבות, תקורה, עלות מליטה ורווח שולים. כמעט כל חבילות הצעות החוזה נדרשות כדי להכיל פריטים אלה, בדרך כלל בגיליון הצעות מחיר מפורט. טופס נוסף שנכלל ברוב הצעות החוזה הוא תוספת עבודה ושינוי הקצאה. בטופס זה, על המציע לשקול מה קורה אם יש עבודה נוספת הדרושה כדי להשלים את הפרויקט שלא היה מפורט בהצעה המקורית. המציע צריך לפרוס תוכנית שתיתן הערכה גסה של עלות וזמן אם אירוע כזה להתרחש או אם כל השינויים ברגע האחרון פתאום נדרשים.
אזהרה
ברוב המצבים הצעה החוזה הנמוך ביותר המציע הוא הוענק החוזה, אולם נכנסו לתהליך הגשת הצעות בפעם הראשונה, רבים מציעים לעתים קרובות את הטעות של הצעת מחיר תחת הצעת חוזה. זה יכול לגרום לחברה לאבד כסף או להיות מסוגל למלא את דרישות הפרויקט. על המציעים לשקול בזהירות כמה החוזה יעלה להם במונחים של כוח אדם ואספקה, תוך עמידה בפקטורינג בשולי רווח. אחת הדרכים להימנע מתת הצעות מחיר היא על ידי מחקר עד כמה חברות אחרות מתחייבות לבצע שירותים דומים. במקרה של חוזים ממשלתיים, סוכנויות נדרשות לפרסם חוזים קודמים, המאפשר לחברות לראות כמה חברות אחרות יש הצעה על חוזים דומים.
