מכתב נזיפה על היעדרות הוא צעד רשמי שיכול להוביל לסיום, להקטנה או לצמצום שעות העבודה. המכתב מצביע על כך שלניהול יש חששות כבדים לגבי מחויבותו של העובד לתפקיד או ליכולת לבצע תפקידים באחריות. הקלדת המכתב על נייר מכתבים של החברה ויד מעבירה אותו במעטפה חתומה מוסיפה השפעה. המטרה היא לאלץ את העובד להבין שרשומת הנוכחות שלו חייבת להשתפר.
בדוק את ההערות שלך כדי לוודא כי העובד קיבל נזיפות מילולית על היעדרות. שימו לב לתאריך הנזיפות המילוליות ותגובת העובד. שים לב אם העובד הבטיח לתקן את הבעיה אך לא עשה זאת.
נזיפה של העובד בפסקה הראשונה של המכתב. ליידע את העובד כי המכתב משמש נזיפה רשמית על היעדרות, וכי פעולה מתקנת נוספת אפשרית אם המצב נמשך.
פירוט ההיעדרות בפסקה השנייה. השתמש גיליונות זמן או רשומות שסופקה על ידי משאבי אנוש כדי לציין את הימים שבהם העובד החמיץ עם היעדרות משוחררים או unexcused. תגיד לעובד מדוע היעדרויות תכופות הן רע עבור העובד ואת החברה. הסבירו כי היעדרות כרונית גורמת לעמיתים לעבודה לאבד את האמון בעובד, או שזה עולה בכספי החברה בגלל אובדן הייצור.
סגור את המכתב על ידי הסבר מה העובד חייב לעשות כדי לחזור על המסלול. לדוגמה, להסביר כי במשך ששת החודשים הבאים העובד חייב לבקש ימי חופשה מראש. כמו כן שים לב כי העובד חייב לספק פתק של רופא על היעדרות בגלל מחלה. תגיד לעובד כי אי ציות לכללים יכול להוביל לתיקון משמעתי יותר, עד וכולל סיום. בפסקה האחרונה מתייחסים לעובד לתכניות ייעוץ, אם בעיות אישיות או משפחתיות חוזרות ונשנות הן הסיבה לאי-היעדרות.
