מערכות תקשורת אפקטיביות הן חלק בלתי נפרד מעסק מצליח. כדי להישאר תחרותיים ופרודוקטיביים, על החברה לפתח גישה מסודרת ויעילה להתאמה ולתקשורת עם העובדים שלה, כמו גם עם לקוחות, ספקים ואנשי מקצוע אחרים. למרבה המזל, התקשורת העסקית התפתחה עם הזמן וכוללת סוגים שונים של מסרים עסקיים, החל פשוט ו ניסו-אמת כדי מתוחכם מבחינה טכנולוגית.
הודעות טלפון עסקי
אם לעסק שלך יש יותר מאדם אחד, בסופו של דבר תצטרך להחליט בדרך הטובה ביותר להקליט ולהפיץ הודעות טלפון נכנסות. עסקים מסוימים מעסיקים מישהו כדי לסנן שיחות טלפון, לרשום הודעות המתקשרים ולהפיץ אותם לעובדים אשר הם נועדו. עסקים אחרים משתמשים במערכת אוטומטית של דואר קולי שבו המתקשרים עוזבים את ההודעות שלהם כהקלטה קולית. באמצעות הדואר הקולי, כל עובד אחראי על מעקב אחר ההודעות שלו. עסקים קטנים יותר רק להגדיר תיבות דואר קולי עבור מחלקות נפרדות של החברה, במקום עובדים בודדים.
משרד מזכרים
Memorandums (תזכירים) הם סוג של התכתבות עובדים יכולים להשתמש כדי לתקשר בתוך מחלקת שלהם או בין מחלקות של אותה חברה. מזכרים הם בדרך כלל קצר בטבע ואין להם פורמטים רשמיים של התכתבות עסקית בכתב חיצוני. עם זאת, תזכירים יש פורמט ומבנה כללי. כל פורמטים עסקיים מזכירים להעדפותיו, אך באופן כללי, תזכירים מציגים את הנמען, את השולח ואת הנושא בחלק העליון, לפעמים בהדגשה. גוף ההודעה נמצא מתחת למידע זה בסוגים הרגילים. העובדים רשאים להעביר תזכירים באופן אישי או להשתמש בהפצת הדואר הבין-משרדית של החברה. בתוך כמה מקצועות, כגון שדות משפטיים ובריאות, אנשים משתמשים תזכירים לשלוח הודעות קצרות לאנשי מקצוע אחרים, ובמקרים מסוימים, לקוחות. אנשים יכולים לשלוח מזכרים מסוג זה בדואר, בדוא"ל ובפקס.
דוא"ל עסקי
כיום, עסקים רבים משתמשים התכתבות דוא"ל כדרך לתקשר בתוך החברה, כמו גם עם לקוחות, ספקים ועסקים אחרים. אם לעסק יש אתר אינטרנט, העובדים יכולים לקבל כתובות דוא"ל עם שם התחום של החברה, כגון "[email protected]". התכתבות דואר אלקטרוני נוטה להיות פחות רשמי מאשר התכתבות בכתב יד, עובדה שיש לה יתרונות וחסרונות. עסקים רבים המאפשרים לעובדים שלהם להשתמש בכתובת הדוא"ל של החברה למצוא את זה שימושי כדי להקים תקן אחיד עבור דוא"ל החברה. חברות עשויות להגביל את השימוש של העובדים למטרות עסקיות בלבד ולהסדיר בקפדנות אילו סוגים של קבצים מצורפים לדוא"ל שעובד רשאי להוריד. אם העסק יש הסכם סודיות עם עובדיו, הסכם זה צפוי להרחיב את השימוש של העובדים התכתובת דוא"ל החברה. עסק הוא גם בתוך זכויותיו לדרוש עובד לייצג את החברה באור חיובי תוך המקביל עם כתובת הדוא"ל של החברה. עסקים מסוימים עשויים לדרוש עובדים המשתמשים בדוא"ל של החברה כדי להוסיף חתימות דוא"ל אוטומטיות לדוא"ל שלהם. חתימה זו עשויה לכלול את שם העובד המלא ואת שם החברה, וכן את שם העסק, מספר הטלפון, האתר ומידע רלוונטי אחר.
תכתובת עסקית
התכתבות עסקית מקצועית יש היסטוריה ארוכה ורשמית. עסקים לעתים קרובות עמלה עיצוב נייר מכתבים שבו כל התכתבות עסקית מודפס. עיצוב מכתבים עשוי לכלול את הלוגו של החברה, כמו גם מידע ליצירת קשר כללי, כגון כתובת הדואר של החברה, מספרי טלפון ופקס וכתובת אתר. חברות מסוימות להתאים אישית את תבנית נייר מכתבים הראשי ליחידים בתוך החברה, הוספת הרחבות אישיות כתובות דוא"ל בודדים את פרטי הקשר. בכתב עסקים בכתב יש מבנה רשמי. למרות שהתבנית המדויקת עשויה להשתנות, באופן כללי, התאריך מופיע בראש המכתב, והשם המלא של הנמען, הכותרת, החברה וכתובת הדואר שלו נמצאים מתחת לתאריך. אין צורך להוסיף שורת נושא או תוויות שדות, כגון "אל:" לצד השם והכתובת של הנמען. התכתבות עסקית כתובה משתמשת בפתיחת הפתיחה, כגון "יקיר" בהתחלה, ואחריה שם הנמען, וסגירת הסתיימות בסוף, כגון "בכבוד רב", עם שם השולח שמתחת. השולח עשוי לרצות לחתום ביד על המכתב לצורך מגע אישי. אם מישהו אחר מאשר השולח של המכתב כתב או הקלדת אותו, הקלדנית צריכה לכלול את ראשי התיבות של השולח, נקודתיים וראשי תיבות שלה מתחת לחתימה. אם אותו מכתב נשלח למספר נמענים, יש להפנות אותו אל הנמען הראשי, ולאחר מכן כל הנמענים האחרים צריכים להיות מסומנים בחלק התחתון של הודעת האימייל ליד האותיות "CC", אשר מציגות "עותק פחמן".
