פרוטוקול הפגישה הוא תיעוד מאורגן של המשתתפים בפגישה ובנושאים הנדונים. דקות משמשות כנקודת התייחסות שימושית לדיונים ולהחלטות, וכן מסמך תומך להמלצות פנימיות.
פריטים כלולים
הפתיחה של דקות הפגישה כוללת רשימה של משתתפים. כמו כן הוא מציין את התאריך, השעה וההגדרה של המפגש. במהלך המפגש מוצגים נושאים לדיון, ולעתים הצביעו או הוחלט. דקות המעקב מתייחסות למשתתפים העוסקים בכל נושא. הפרוטוקולים מציינים גם את הרעיונות שהוצגו לדיון והציגו כל מחשבה מרכזית. קולות או החלטות, יחד עם צעדים פעולה מכוונת, כלולים גם בדקות.
סוגי פגישות
משתתפים במפגשי עבודה לא רשמיים או בוועדות של ועדה לוקחים לעצמם הערות משלהם. חבר אחד רשאי אפילו להפיץ סקירה של המפגש למשתתפים אחרים. עם זאת, דקות מפגש מאורגן ומובנה משמשים בדרך כלל רק עבור מפגשים רשמיים יותר. הד "רים נשמרים בדרך כלל עבור ישיבות של ועדות ארגוניות, ישיבות דירקטוריון, פגישות ממשלתיות או משרדיות ופגישות ציבוריות. מזכיר או איש צוות מנהלי בדרך כלל לוקח הערות והכנת דקות.
הפניה לשימוש
חברי קבוצות עבודה או ועדות משתמשים לעתים קרובות בפרוטוקולים של פגישות כסימוכין. הפרוטוקולים מנחים כל אדם המעורב בתפקידם בביצוע ההחלטות. בהגדרות משותפות, דקות גם לסייע למנהיגים להחזיק כל אדם אחראי על תפקידו. אם חבר צוות אינו מבצע פעולה מוסכמת, הוא עלול לקבל נזיפה על ידי מנהיג. פרוטוקולים של ישיבות ממשלתיות או ציבוריות מקיימות גם את חובתם של גופים ציבוריים להעביר מידע לאוכלוסיות שהם משרתים ולספק תיעוד של עניינים רשמיים.
תיעוד השתמש
במקרים מסוימים, דקות הפגישה משמשות גם כמסמך תמיכה. ועדות ארגוניות לעתים קרובות לדון בבעיות, החלטות ופעולות, ולאחר מכן לבצע המלצה רשמית על לוח גדול או גוף. הפרוטוקולים מצורפים לעיתים קרובות להגשה כדי להדגים את השיחות שעורכת הוועדה. במכללה, למשל, בתי ספר או מחלקות תוכניות חינוך בדרך כלל להגיש הוועדה המייעצת פגישה דקות לתמוך בהצעות הלימודים.
