הצעת מכתב כתיבה היא שיטה של הכנת הצעה בפורמט מכתב קצר. הצעה לשירותים היא שידול משכנע של עסקים מלקוחות פוטנציאליים. מחקר משמעותי צריך להתבצע לפני כל הצעה של שירותים נעשה ללקוח פוטנציאלי. אם המכתב הוא כללי מדי או אם המכתב אינו מטפל בצרכים שלא סופקו של הלקוח, המכתב יכול להגיע במהירות לסל המיחזור. מפתחות להצעת מכתב מוצלח כוללים כתיבה תמציתית ברורה, והסבר תמציתי של תנאים, הטבות ותקציב.
לזהות את הלקוח היעד לנהל מחקר מקיף. חקירת הוצאות עבר הקשורות לשירות, לרבות שירותים המשמשים כיום, מחירים ששולמו על בסיס שנתי ורמת שביעות רצון משירותים שוטפים. חקירה כזו יכולה להיעשות על ידי שכירת חברת סקר עצמאית לשאול שאלות דומות במהלך שיחה קצרה. בדוק כיצד העסק שלך יכול לספק את הצורך בשירות זה. בדוק את היתרונות של שימוש בשירותי החברה שלך על פני אחרים או באופן כללי.
לתמצת את היקף ההצעה שלך באחד לשני משפטים. הסיכום צריך לכלול את שם הארגון שלך, מה אתה עושה, איך אתה ייחודי, ציפיות הלקוחות יכולים לקבל על השירותים שלך, מחיר צפוי ותוצאות.
הסבר מדוע אתה מתקרב אל הלקוח. זהה את מה שאתה יודע על הלקוח, כגון: "אנו מבינים שבזבזת 9,000 $ בשנה שעברה בשירותי ניהול המסמכים, מידע זה נאסף מסקר שנערך לאחרונה באמצעות חברת סקרים עצמאית".
תאר את הבעיה עבור הלקוח. אם הוא משלם יותר מדי, להסביר איך ולמה. אם הוא לא משתמש בשירותים, הסבר למה הוא צריך. לספק נתונים סטטיסטיים או תוצאות המחקר כדי להוכיח את הטענה שלך. זהה כיצד הלקוח ייהנה משימוש בשירותים שלך.
לסכם את היכולות של העסק שלך כדי להשיג את השירותים המוצעים. הסבר כל מתודולוגיה שבה אתה משתמש, טכניקות, מוצרים, רמת מיומנות של עובדים ואת המטרה העיקרית במתן השירות. ברור להגדיר איך אתה שונה באופן משמעותי מן המתחרים בלי לומר: "אנחנו טובים יותר מאשר המתחרים שלנו."
דון תמחור על ידי מתן העלות הצפויה ללקוח. להעביר שירותים נוספים שהלקוח יכול להוסיף ואת העלות עבור שירותים נוספים אלה.
סגור את המכתב על ידי תודה ללקוח. רשום שם ומספר עבור הלקוח כדי להגיב על מכתבך או לברר פרטים נוספים. חתום על המכתב עם השם והחתימה של הרשות הבכירה ביותר בחברה.
