הפעילות החשבונאית עברה שינויים עצומים בתקופה האחרונה עקב הגידול בטכנולוגיה החשבונאית. טכנולוגיה חשבונאית מאפשרת לרואי חשבון לנהל חשבונות ולבצע פעולות חשבונאיות באמצעות יישומי תוכנה למחשב. יישומי תוכנה אלה ידועים בדרך כלל כמו תוכנה חשבונאית או תוכנת ניהול פיננסי, אשר מועיל לעקוב אחר עסקאות, לסווג הכנסות והוצאות, לחשב מסים, להקל על תשלומי החשבונות, ליצור דוחות כספיים, ולנתח השקעות.
סוגי תוכנות חשבונאות
שני סוגים של תוכנות הנהלת חשבונות זמינים, כלומר כניסה יחידה ומערכות כניסה כפולה. מערכות כניסה יחיד או מנהלי כספים אישיים הם תוכניות החשבונאות הפשוטות ביותר שנועדו להפוך משימות כגון שמירת רשומות וכתיבה בכתב. מערכות כניסה כפולות תומכות בפונקציות כגון ספרי חשבונות פיננסיים, חשבונות חייבים וחשבונות. כמה פתרונות ארגוניים מתקדמים יש יכולות מרובות משתמשים פונקציות תמיכה עבור שכר, חשבונית, מלאי, ניתוח מכירות, ייצור ושיווק.
אוטומציה
אוטומציה של תהליכים חשבונאיים היא היתרון החשוב ביותר של תוכנת הנהלת חשבונות. עם אוטומציה, הדור של מסמכי חשבונאות כגון חשבוניות, המחאות ודוחות החשבון הפכו פשוטים. הדוחות הכספיים הדרושים ניתן להפיק במועד. הנתונים הכספיים נרשמים באופן אוטומטי לדו"חות פיננסיים או לחשבונות פיננסיים שונים, אשר נמנעים מטעויות ידניות ומבטיחים עקביות ויושרה. העובדים מסוגלים להפוך את משימות השגרה והחוזרות על עצמן באמצעות תוכנה חשבונאית. יכולת אחסון נתונים של תוכנת הנהלת חשבונות מאפשר שיתוף מידע מהיר תקשורת טובה יותר בקרב העובדים. מתוחכם חשבונאות תוכנה ליישומים לטפל בבעיות מסובכות כגון עסקאות במטבע חוץ, שרשרת האספקה וניהול ולוגיסטיקה וניהול.
יעילות ניהול מוגברת
חשבונאות יישומי תוכנה לשמור על כוח העבודה ממוקדת ויעילה יותר. עיבוד מהיר ויעיל יותר של דוחות כספיים מפשט את תהליך קבלת ההחלטות הניהוליות. העובדים יכולים להפוך תהליכי חשבונאות מסורבלים ועתידיים, ולהתמקד בפעילויות חשובות ואסטרטגיות אחרות. תוכנת הנהלת חשבונות מתקדמת, עם מנגנון מובנה שלה, מבטיחה סיכונים מחמירים וציות לנהלים כדי לעמוד בתקנים הרגולטוריים. דוחות עסקיים מקיפים ודוחות מכירות מסייעים להנהלה לקבל החלטות חשובות על האסטרטגיה המניבה הכנסות.
חסרונות
כל תוכנה חשבונאית דורשים נתונים להזין ידנית. אם הנתונים אינם נבדקים על דיוק ושלמות, הדוחות שנוצרו על ידי תוכנה חשבונאית תוביל misconception. רבים של התוכנה החשבונאית צריך להיות מותאם אישית כדי להתאים את הדרישות העסקיות. זה הכרחי עבור ניהול להכשיר עובדים במיוחד כדי לגשת ולהשתמש בתוכנה חשבונאות, אשר כרוך עלות וזמן ענק. אם שיעורי המס והכללים משתנים, תוכנה חשבונאית המשמשת לחישוב מסים חייבת להיות משוכפלת בהתאם כדי למנוע טעויות. תקלות חשמל, וירוסי מחשב והאקרים עלולים להשפיע על מערכות ממוחשבות אם לא קיימים אמצעי זהירות ואמצעי אבטחה מתאימים.
